Si eres comerciante, registra tus libros electrónicos en la CCC

Si eres comerciante, registra tus libros electrónicos en la CCC

14 ago 2017

El numeral séptimo del artículo 28 del Código de comercio, modificado por el artículo 175 del Decreto Nacional 019 de 2012, establece que: “en el registro mercantil los comerciantes deben inscribir los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.”

Más adelante, con la expedición del Decreto 805 del 24 de abril de 2013, compilado por el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, se reglamentó entre otras, la inscripción en el registro mercantil de los mencionados libros.

Con relación al registro de libros de Entidades Sin Ánimo de Lucro, el Numeral 2.2.1. del Capítulo II del Título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio indica que: “la inscripción y los certificados de los actos, libros y documentos de estas entidades, se efectuará en los mismos términos y condiciones y pagando los mismos derechos previstos para el Registro Mercantil (…)”. Lo que se entiende que para estas entidades es procedente el registro de las actas de las reuniones del máximo órgano, así como el reporte del libro de registro de asociados en los mismos términos y modalidades del registro mercantil.

A su vez, el artículo 56 del Código de Comercio, modificado por el artículo 173 del Decreto 019 de 2012, dispone que: “(…) Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, integralidad y seguridad de la información, así como su conservación, de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional (…)”.

Basado en lo anterior, la Superintendencia de Industria y Comercio con funciones de vigilancia, control e instrucción sobre el desarrollo de las atribuciones propias de las Cámaras de Comercio, fijó criterios para la implementación del servicio, los cuales facilitan el cumplimiento por parte de los comerciantes.

Como lo establece la Ley, los comerciantes que quieran llevar sus libros de comercio registrables en medios electrónicos deberán solicitarlo de manera expresa ante la Cámara de Comercio correspondiente a su domicilio, indicando una dirección de correo electrónico, a la cual se remitirá las inscripciones efectuadas, términos y condiciones.

Los libros de comercio en medios electrónicos son aquellos en forma de mensaje de datos, en los cuales los comerciantes registran sus operaciones mercantiles, tal como lo establece el Decreto 805 del 2013, compilado por el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Para la conformación de los libros en medios electrónicos, la Superintendencia de Industria y Comercio señaló que una vez se haya registrado el libro correspondiente, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el termino de (1) año, los archivos electrónicos en donde consten las actas de asamblea o junta de socios, caso en el que se requiere de la firma digital o electrónica del presidente y secretario de la reunión. El mismo término tendrá el envío de los archivos electrónicos destinados al libro de accionistas o de socios, los cuales deben tener la firma del representante legal.

Los comerciantes que deben contar con un certificado de firma digital del representante legal, expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada o acreditada en Colombia para hacer uso del servicio de registro de libros por medios electrónicos.

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