La CCC se prepara para la implementación de la factura electrónica

La CCC se prepara para la implementación de la factura electrónica

19 dic 2017


 Optimizar el proceso de facturación, reducir el uso del papel e incrementar la eficiencia en la gestión documental serán algunos de los cambios que se implementarán para la incorporación de la factura electrónica en la Cámara de Comercio de Cali.

La Cámara de Comercio de Cali (CCC) puso en marcha un ambicioso proyecto con el que busca integrar y virtualizar el recibo, la aprobación, la causación y el pago de facturas y cuentas de cobro de sus proveedores. Se espera que esta iniciativa mejore la eficiencia y la trazabilidad de la gestión documental en la entidad y así mismo ajustar los procesos existentes a las exigencias del majo de la factura electrónica.

“Ya empezamos la primera fase, consiste en la integración de la herramienta tecnológica que nos facilita la gestión documental (Docunet) con Orion, que es el software administrativo que utilizamos para manejar la contratación. Esperamos iniciar el plan piloto en junio de 2018, de tal manera que en 2019 tengamos la factura electrónica ya implementada”, explica Paula Noguera, Jefe de Tesorería de la CCC.

Según Noguera, aunque la CCC no está obligada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) a cumplir con la implementación de la factura electrónica, se quiere acoger voluntariamente a ella pues considera que los beneficios que brindará tanto a la institución como a sus cerca de 2.000 proveedores, son muy atractivos.

La implementación del proyecto tendrá un beneficio económico el cual es muy superior en términos ambientales, de eficiencia y de reducción de gastos. Se estima que una empresa puede tener un ahorro de $ 2.199 por cada documento físico que se deja de movilizar, porque se eliminan costos de impresión, almacenamiento y mensajería, entre otros”, destaca la ejecutiva.

La idea es que desde el plan piloto se empiece a reducir el uso de papel. Por eso, cuando el proveedor se acerque a la Ventanilla Única solo deberá haber incluido en su factura el número de contrato y el nombre del contacto de la CCC con el que se hizo la negociación y en caso de ser una factura directa, también indicarlo en el cuerpo de la misma junto con el nombre del contacto. Además, los documentos soporte de la prestación del servicio, deberán ser enviados por el proveedor en formato PDF, a través de correo electrónico. Posteriormente, el proceso continuará a través del uso de nuestro sistema interno, pasando por cada una de las áreas involucradas: causación, tesorería y pago.

El sistema va tener unas alertas, con el fin de que cada persona involucrada en el proceso cumpla con su labor en un tiempo determinado. Orión enviará alertas para recordarle a los gestores de facturación que tienen una tarea pendiente. Además, el sistema permitirá ver en línea en qué estado se encuentra determinada factura para ejecutar acciones de cara a la fecha de cierre”, explica Noguera.

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