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5.
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Compromisos
con el Registro Mercantil
Por disposición legal los comerciantes están
obligados a matricularse en el Registro Mercantil que
lleva la Cámara de Comercio y a matricular allí
mismo su empresa o negocio. También deben registrar
en su propio interés y en el de terceros, los actos,
los libros y documentos que señale la ley, tales
como las reformas y liquidaciones de sociedades, las enajenaciones
y cancelaciones de establecimientos de comercio, los contratos
de prenda, reserva de dominio y agencias comerciales,
los poderes de representación, los embargos y demandas
civiles, los nombramientos de administradores y revisores
fiscales y otros.
Para efectos de la matricula los empresarios deben presentar
los siguientes documentos:
Empresarios Persona Natural
Las personas naturales deben presentar
ante la Cámara de Comercio los siguientes documentos:
| 1- |
Formulario que lleva
por nombre Registro Único Empresarial (Carátula
Única Empresarial y Anexo Matrícula
Mercantil o Renovación) debidamente diligenciado. |
| 2- |
Formulario que lleva
por nombre Formulario Adicional de Registro para
Fines Tributarios (Anexos DIAN, Departamento Administrativo
de Planeación Municipal y Departamento Administrativo
de Hacienda Municipal), debidamente diligenciado. |
| 3- |
Cédula de Ciudadanía
del Empresario |
| 4- |
Inventario de bienes
y activos que posee a la fecha de matrícula. |
| 5- |
Solicitud de registro
de libros contables, indicando el nombre del empresario,
el destino de cada libro y el número de hojas
útiles debidamente firmada y autenticada
la firma ante Notario o Juez. Junto con la solicitud
se deben anexar los libros en blanco debidamente
numerados. |
Empresarios Persona Jurídica
Las personas jurídicas deben
presentar ante la Cámara de Comercio los siguientes
documentos con la firma del Representante Legal:
| 1- |
Formulario que lleva
por nombre Registro Único Empresarial (Carátula
Única Empresarial y Anexo Matrícula
Mercantil o Renovación) debidamente diligenciado. |
| 2- |
Formulario que lleva
por nombre Registro Adicional de Registro para Fines
Tributarios (Anexos DIAN, Departamento Administrativo
de Planeación Municipal y Departamento Administrativo
de Hacienda Municipal), debidamente diligenciado.
|
| 3- |
Copia auténtica
de la escritura pública de constitución
en el caso de sociedades. Cuando se trate de una
Empresa Asociativa de Trabajo o una Empresa Unipersonal,
copia auténtica del documento privado de
constitución. |
| 4- |
Carta del Representante
Legal solicitando la matrícula. |
| 5- |
Solicitud de registro
de libros contables, indicando el nombre del empresario,
el destino de cada libro y el número de hojas
útiles debidamente firmada y autenticada
la firma ante Notario o Juez. Junto con la solicitud
se deben anexar los libros en blanco debidamente
numerados. |
El artículo 111 del Código de Comercio establece:
"Copia de la escritura social será inscrita
en el registro mercantil de la cámara de comercio
con jurisdicción en el lugar donde la sociedad
establezca su domicilio principal. Si se abren sucursales
o se fijan otros domicilios, dicha escritura deberá
ser registrada también en las cámaras de
comercio que correspondan a los lugares de dichas sucursales,
si no pertenecen al mismo distrito de la cámara
del domicilio principal.
Cuando se hagan aportes de inmuebles o de derechos reales
relativos a dicha clase de bienes, o se establezcan gravámenes
o limitaciones sobre los mismos, la escritura social deberá
registrarse en la forma y lugar prescritos en el Código
Civil para los actos relacionados con la propiedad de
inmuebles".
Empresarios en Sociedad de Hecho
Para el registro de una Sociedad de
Hecho se debe presentar ante la Cámara de Comercio
por cada socio integrante de la sociedad los siguiente
documentos:
| 1- |
Formulario que lleva
por nombre Registro Único Empresarial (Carátula
Única Empresarial y Anexo Matrícula
Mercantil o Renovación) debidamente diligenciado.
|
| 2- |
Formulario
que lleva por nombre Formulario Adicional de Registro
para Fines Tributarios (Anexos DIAN, Departamento
Administrativo de Planeación Municipal y
Departamento Administrativo de Hacienda Municipal),
debidamente diligenciado. |
| 3- |
Cédula de Ciudadanía
del socio en Sociedad de Hecho. |
| 4- |
Inventario de bienes
y activos que posee cada socio a la fecha de matrícula. |
| 5- |
Solicitud de registro
de libros contables indicando el nombre de la sociedad
de hecho, el destino de cada libro y el número
de hojas útiles debidamente firmada y autenticada
la firma ante Notario o Juez. Junto con la solicitud
se deben anexar los libros en blanco debidamente
numerados. |
Matrícula de una Sucursal
Cuando se trata de una sucursal de
una sociedad o empresa se debe presentar:
| 1- |
Formulario que lleva
por nombre Registro Único Empresarial (Carátula
Única Empresarial y Anexo Matrícula
Mercantil o Renovación) debidamente diligenciado. |
| 2- |
Formulario
que lleva por nombre Registro Adicional de Registro
para Fines Tributarios (Anexos DIAN, Departamento
Administrativo de Planeación Municipal y
Departamento Administrativo de Hacienda Municipal),
debidamente diligenciado en lo relacionado con Usos
del Suelo e Industria y Comercio. |
| 3- |
Copia auténtica
del acta donde conste la decisión del órgano
competente que ordenó la apertura de la sucursal,
la designación del representante legal y
las facultades de éste. La aceptación
del nombrado puede venir incorporada al acta, o
en documento separado suscrito por el mismo. |
| 4- |
Carta del Representante
Legal solicitando la matrícula |
Si la sociedad que abre la sucursal tiene el domicilio
principal en otra jurisdicción, debe adjuntar además:
| 5- |
Copia auténtica
de la escritura pública o documento privado
de constitución. |
| 6- |
Copia auténtica
de las escrituras públicas o documentos privados
de reformas. |
| 7- |
Certificado de existencia
y representación legal expedido por la cámara
de comercio del domicilio principal. |
Matrícula de una Agencia
La apertura de una agencia requiere
la presentación ante la Cámara de Comercio
de los siguientes documentos:
| 1- |
Formulario que lleva
por nombre Registro Único Empresarial (Carátula
Única Empresarial y Anexo Matrícula
Mercantil o Renovación) debidamente diligenciado. |
| 2- |
Formulario que lleva
por nombre Registro Adicional de Registro para Fines
Tributarios (Anexos DIAN, Departamento Administrativo
de Planeación Municipal y Departamento Administrativo
de Hacienda Municipal), debidamente diligenciado
en lo relacionado con Usos del Suelo e Industria
y Comercio. |
| 3- |
Copia auténtica
del documento suscrito por el representante legal
de la sociedad con firma autenticada por notario
o presentado personalmente, donde conste la autorización
de la apertura de la agencia y el nombramiento del
administrador. La aceptación del nombrado
puede venir incorporada al acta, o en documento
separado suscrito por el mismo. |
| 4- |
Carta del Representante
Legal de la sociedad solicitando la matrícula. |
| 5- |
Si la sociedad que abre
la agencia tiene el domicilio principal en otra
jurisdicción, debe adjuntar además
el certificado de existencia y representación
legal expedido por la cámara de comercio
respectiva. |
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