Administrar la cartera, un reto estratégico

Las empresas logran generar valor cuando tienen la capacidad de generar suficiente flujo de caja con su operación. En las finanzas modernas y consecuentemente en la manera de evaluar las empresas, la exigencia respecto a la capacidad que tienen de generar efectivo ha sido el factor determinante para lograr su credibilidad ante terceros. Este concepto actual ha sido más importante que el concepto basado solo en las utilidades. Por lo anterior, el presupuesto de flujo de caja, que considera las entradas y salidas de efectivo de una empresa para un período futuro determinado, es considerado el estado financiero de mayor importancia para medir su capacidad de pago. Los ingresos operacionales que se relacionan en este presupuesto de las empresas están directamente vinculados con una administración eficiente de la cartera. Las cuentas por cobrar representan el activo corriente más cercano a convertirse en efectivo. Hoy el valor de la empresa lo determina su capacidad para generar flujo de caja, y si este flujo de caja es suficiente para atender sus compromisos de reposición de capital de trabajo, atender servicio de la deuda, reponer los activos fijos si fuera el caso y repartir las utilidades de acuerdo con las expectativas de los dueños o socios, se puede concluir que dicha empresa está cumpliendo con su objetivo básico financiero (OBF).
Aunque el crédito es anterior a la cobranza, estas funciones son complementarias.
Si la cartera es el activo corriente más cercano a convertirse en efectivo y si las empresas valen por su capacidad para generar efectivo, sus directivos le están dando gran relevancia a la administración del crédito y la cobranza, por lo tanto el funcionario encargado de administrar la cartera ha sido elevado a la categoría de un profesional con sus responsabilidades y ética propia, con importancia y alto perfil al interior de la empresa. Desde el punto de vista organizacional, el proceso del crédito es anterior a la cobranza, pero por el conjunto de operaciones, estas funciones son complementarias y entrelazadas por un proceso integral que permite unirlas en una sola función, por lo tanto deben ser manejadas por una sola persona. Este funcionario debe ocupar una posición clave en la empresa ya que sus responsabilidades macros son incrementar las ventas de manera responsable mediante la aprobación de solicitudes de crédito, y recuperar el capital de trabajo en los plazos establecidos mediante estrategias de cobro modernas, como la de convertir a los clientes en socios estratégicos de la compañía. Actualmente el riesgo de la cartera no está en los clientes, está al interior de las empresas y debe ser un propósito minimizar el riesgo de cartera. Fortalecer la gestión interna implica que el administrador de cartera tenga total respaldo de los directivos para adelantar diversas funciones: • Establecer políticas generales sobre la coordinación del manejo operativo del crédito y la cobranza. • Diseñar un sistema acorde con sus necesidades. • Tener el personal necesario para la operación. • Establecer la interconexión con las demás áreas principales y secundarias de la empresa como ventas, logística, contabilidad, caja, finanzas, servicio al cliente. • Tener un manual de funciones y procedimientos aprobado por la gerencia y ponerlo en conocimiento a las áreas implicadas en el proceso del crédito y la cobranza para evitar manipulaciones. • Contar al interior de la empresa con un comité de cartera funcional y dinámico, en el que estén involucradas áreas como ventas, finanzas y la alta gerencia. • Pertenecer a comités de cartera del sector para lograr un mejor conocimiento de clientes. En conclusión, las políticas y procedimientos utilizados para la administración del crédito, la cobranza y el riesgo en la cartera serán las variables que los empresarios con agudeza de visión financiera tendrán que considerar con el fin de orientar eficientemente la gerencia de crédito y cobranza. Así, se pretende lograr los objetivos propuestos para la empresa donde el volumen de sus ventas, el nivel de sus utilidades y la capacidad de generar efectivo dependen en gran medida de la administración de cartera. Autor: MAURICIO DIAZ YOUNG COMITÉ DE TESOREROS DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE CALI