¿Cómo sacarle provecho a la Vuce?

A una década de crearse, la Ventanilla Única de Comercio Exterior del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo se consolida como la mejor herramienta para adelantar trámites de importaciones y exportaciones sin tanto papeleo y en tiempo récord a través de la red. Cuando se hablaba de comercio exterior hace una década, la tramitomanía era para algunos empresarios su peor pesadilla. Pero el mal sueño no terminaba ahí, pues tras superar las barreras que representaba el exceso de papeleo a nivel nacional, debían enfrentarse al proceso de lograr las validaciones correspondientes en los países de origen o destino de sus operaciones. El Decreto 4149 de 2004 llegó para cambiarlo todo. A través de él se formalizó la creación de la Ventanilla Única de Comercio Exterior (Vuce), una plataforma digital que, al integrar 21 entidades del Estado, facilita la realización de trámites de importaciones y exportaciones mediante un solo procedimiento y a través de un solo canal informático. Lo hace, además, de acuerdo con los mejores estándares de transparencia, seguridad y calidad. Se puede acceder a ella los siete días de la semana, las 24 horas del día. Según Luis Fernando Fuentes, director de Comercio Exterior del MinCIT, la Vuce es la herramienta de facilitación del comercio más importante en la actualidad. Incluso, ha recibido reconocimientos por parte del Banco Mundial y de Analdex como el recurso de mayor utilidad para los exportadores. Pero, ¿cómo sacarle provecho a sus facilidades y convertirla en la mejor aliada para llevar a buen término las transacciones con el exterior? • Lo primero que se debe tener en cuenta es que para registrarse y acceder al portal www.vuce.gov.co, desde el cual se realizan todas las operaciones, se requiere una firma digital que se proporciona gratuitamente a los usuarios. Así mismo, estos deben solicitar por medio de la página un usuario y una contraseña que se expiden de manera inmediata. En lo sucesivo, solo deben dar click en los módulos de exportaciones e importaciones según su interés. Ahí pueden consultar los trámites en inicio, en proceso o concluidos. • Es clave que las personas siempre tengan presentes esos datos para evitar demoras y que, al momento de iniciar el proceso, tengan a la mano toda la información relativa a la empresa, a los productos y países objeto de su solicitud. • Los procedimientos administrativos son sencillos y, paso a paso, se indica cómo se debe hacer cada diligencia. “Si un producto que uno quiere importar es objeto de dos, tres o cuatro vistos buenos de diferentes entidades, cuando el importador ingresa a la página de la ventanilla se redistribuye su solicitud por la subpartida arancelaria a cada institución”, afirma Fuentes. Estas tienen dos días hábiles para evaluarlo y tramitarlo. • Acto seguido, la información llega el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, que tiene 12 horas hábiles para aprobar todo el proceso de importación. El sistema asigna las solicitudes en orden de llegada y de manera aleatoria a los funcionarios autorizados en cada entidad. Así se garantiza que ninguna tendrá una prevalencia especial sobre otra y que a todas se les dará el mismo trato. Una vez obtenidos los vistos buenos, se puede dar curso a las importaciones o exportaciones. • Teniendo en cuenta que la Vuce es una plataforma virtual, en su creación se contempló la eliminación de la atención personalizada porque todo está dado para que las consultas y aprobaciones se realicen sin tener que enviar papeles físicos o hacer filas. Sin embargo, si un usuario tiene una consulta especial y no encuentra la información en la plataforma, es atendido directamente por el director o la subdirectora de la ventanilla.
En Vuce se han invertido más de $17.000 millones. Cuenta con 62.000 usuarios que han realizado cuatro millones y medio de operaciones.
• Adicionalmente, para los interesados que quieren saber más y contar con una asesoría siempre disponible, en el portal hay una sección de ayuda que contiene manuales y otros documentos imprescindibles tanto para registrarse por primera vez o cambiar la contraseña, como para realizar cada operación de comercio exterior. Estos se pueden descargar para ser consultados cuando el usuario tenga disponibilidad. Muchos de ellos también están en inglés. • En la misma sección se encuentra el botón E-Learning, que conduce a una serie de videos en los que, de manera amigable, se muestra cómo funciona la página y se resuelven las dudas de los cibernautas. Para los que prefieren el canal telefónico, también hay un call center (línea gratuita 01 800 011 3666  o PBX en Bogotá (57-1-6067676) a través del cual se atienden solicitudes o inquietudes puntuales de los usuarios o de quienes quieren acceder a la herramienta por primera vez. Ventanilla modelo De acuerdo con Luis Fernando Fuentes, la Vuce es considerada hoy como un modelo a seguir en Latinoamérica y el Caribe por tres razones. En primer lugar, es funcional. En segundo lugar, es económica. En tercer lugar, sigue al pie de la letra los preceptos actuales de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Estos factores han contribuido a que Colombia, dice el funcionario, sea el país de mayor avanzada en interoperabilidad. Desde el año 2010 hasta la fecha, se han invertido en ella aproximadamente $17.000 millones en materia de ajustes, desarrollos nuevos e interrelacionamiento con otras ventanillas únicas. A nivel de usuarios, cuenta con 62.000 registrados que realizan operaciones de importación y exportación. Estas ascienden a los 4,5 millones y se espera que la cifra crezca aún más porque los empresarios ya están familiarizados con la herramienta. “Según los resultados de las encuestas que hacemos todos los años, tenemos una calificación de percepción de ‘muy buena’ y ‘extraordinaria’ del 92%. Seguimos trabajando para lograr complacer al 8% restante”, afirma Fuentes. Además, añade que otro de los logros que se han obtenido gracias a la Vuce es que ahora se está intercambiando información con Chile y México. Los certificados de origen ya se expiden vía digital con esos países, aparte de Ecuador. “La idea es que en 2016, podamos emitir certificados de origen con todos los países de la Alianza del Pacífico”, concluye. Así seguirán abriendo espacios para facilitar las transacciones internacionales entre naciones amigas y favorecer al entramado industrial colombiano.