La ‘fábula’ del efectivo

El pronóstico del flujo de caja de la empresa contribuye a preservar la rentabilidad, la reputación y a concientizar a todos los empleados sobre la importancia de elaborar presupuestos ajustados a la realidad. La administración del efectivo es una especie de juego entre la liebre y la tortuga: se administra la cartera de tal manera que el dinero ingrese con la mayor rapidez posible y los egresos se realicen con la mayor lentitud posible. Esta misión se soporta sobre un grupo de técnicas concebidas para mantener la liquidez de la empresa, así como también para optimizar la rentabilidad de los activos involucrados en la operación. El pronóstico de flujo de caja es un instrumento fundamental del Tesorero- Financiero. Facilita la planificación de la administración del efectivo tanto a largo como a mediano plazo, así como el control de los recursos de la empresa en una base mensual, semanal y también diaria. Esta herramienta tiene el objetivo de preservar la liquidez. Le permite al Tesorero-Financiero prever los desequilibrios temporales de efectivo y planificar sus soluciones, igualmente contribuye a la generación de ganancias porque al prever los egresos futuros de efectivo puede planear la forma más rentable de financiarlos. Otro beneficio, es la divulgación de una conciencia de efectivo entre los funcionarios de la empresa, para que sea tenida en cuenta en el momento de construir el presupuesto de ingresos y gastos en cada una de sus áreas. La administración del efectivo es fundamental para mantener la credibilidad con terceros, conservar la capacidad del crédito y del pago, igualmente para producir efectos positivos sobre las utilidades. La falta de atención y pago oportuno de las obligaciones puede tener un impacto negativo sobre la reputación de la empresa y sobre su capacidad para desenvolverse eficazmente en los negocios. El deterioro de la reputación en el crédito de la empresa como resultado de una deficiente administración de su liquidez, suele ser la primera señal de serios problemas financieros. El éxito en la administración de efectivo está basado en el conocimiento que debe tener el Tesorero-Financiero sobre el presupuesto de flujo de caja, la administración efectiva de la cartera, las estrategias de financiación e inversión y el análisis de las relaciones con el sector financiero. Todo lo anterior, tanto en el ámbito nacional como internacional. Hay tres razones importantes por la cuales la administración del efectivo es vital para la empresas: el costo del dinero, la innovación en el sector financiero y la mayor complejidad de las empresas. Un fuerte mercado de consumo, la rápida innovación tecnológica y el rápido crecimiento industrial son elementos que han contribuido a la gran demanda de efectivo en los últimos veinte años, esto conlleva un costo con tendencia al alza. Y tanto las empresas como los bancos han reaccionado frente a esta realidad.
Una planificación y un control eficaz del flujo de caja, significa que se domina la situación financiera de la empresa, de tal manera que se conoce hoy lo que otras personas apenas están pronosticando para el mañana.
Los bancos, como intermediarios que manejan el dinero de sus empresas – clientes, han desarrollado servicios y técnicas para lograr que su procedimiento sea más eficiente. Las empresas buscan mayor rentabilidad de sus reservas de efectivo y por eso disminuyen los saldos en sus cuentas bancarias empresariales que no devengan algún tipo de rentabilidad. Lo anterior ha llevado al sector financiero a compensar de alguna manera este déficit, creando nuevas estructuras de costos bancarios. Particularmente se requiere un examen cuidadoso y una revisión frecuente de las relaciones con este sector. Con los rápidos adelantos en los sistemas de comunicación y transporte, las empresas tienden a expandirse nacional e internacionalmente. La canalización de los recursos de efectivo hacia y desde las diferentes dependencias de la empresa, es otra tarea importante de cualquier sistema de administración de efectivo. Administrar efectivo en la empresa no es compensar la pérdida del uso del dinero, sino ejercer control sobre su posición de efectivo. El Tesorero – Financiero de la empresa es el funcionario que controla el flujo de caja y que busca reducir los préstamos al punto mínimo y optimizar las inversiones controlando los egresos. En las empresas que son altamente lucrativas, los ingresos no siempre igualan o exceden los egresos de caja. La tarea del Tesorero- Financiero consiste en administrar ambos factores en beneficio de la empresa, así como también responsabilizarse de la inversión del efectivo en caso de existir un exceso de éste, y obtener financiamiento cuando hay que cubrir un déficit. Las metas de un sistema empresarial de administración de efectivo abarcan dos aspectos separados pero conexos: La liquidez y la rentabilidad. La primera meta del Tesorero- Financiero, es mantener la liquidez de la empresa y estar totalmente consciente del grado de liquidez disponible. Para cerciorarse de que los fondos estarán disponibles en el momento de necesitarlos, el Tesorero- Financiero debe pronosticar el flujo de caja, hacer los arreglos de financiamiento para compensar la escasez y también crear fuentes de recursos a las que podría recurrir en emergencias. Para asegurarse de que dispondrá de los créditos adecuados en el momento clave, el Tesorero- Financiero debe desarrollar los mecanismos para mantener buenas relaciones con el sector financiero, la información adecuada de los movimientos y saldos de sus cuentas bancarias y participar en la planificación de los gastos y costos empresariales por todo concepto. La segunda meta es confirmar que el costo sea el mínimo necesario para sus préstamos con el propósito de obtener la mayor rentabilidad posible de sus activos en operación. Esto equivale a reducir los saldos que genera el pago de intereses, reducir al punto mínimo los métodos de financiación costosos, y esforzarse por obtener una alta efectividad de cobro, a fin de potenciar el capital de trabajo operativo (Inventarios más cuentas por cobrar). El Tesorero- Financiero deberá desarrollar los mecanismos para que los pagos a proveedores se efectúen de una manera económica mediante la negociación con los bancos de la dispersión de estos pagos, así como también encontrar los mejores instrumentos de inversión posibles con seguridad y rentabilidad, para sus excedentes de liquidez. En conclusión, el efectivo es esencial para la prosperidad de las empresas y como la lámpara de Aladino, puede brindar magníficas oportunidades, pero solo si se invierte. El truco entonces es recuperarlo oportunamente para utilizarlo nuevamente. Los principios son sencillos. No hay que dejarse asustar por el dinero; inclusive se le puede despreciar, pero nunca se le debe perder de vista. La administración de los costos, el precio de la liquidez y de la supervivencia requiere de una vigilancia constante. Autor: MAURICIO DIAZ YOUNG Comité de tesoreros de la Cámara de Comercio de Cali.