Prevenga los ‘dolores de crédito’

Otorgar crédito a los clientes permite incrementar ventas, pero se requieren políticas claras que eviten un impacto negativo sobre el flujo de caja de la empresa. La administración del efectivo comprende un grupo de técnicas concebidas para mantener la liquidez de la empresa y optimizar la rentabilidad de los activos. Precisamente, una de ellas, es la eficiente administración del crédito. Si usted implementa un plazo entre el momento en que entrega con factura un producto o servicio y el momento en que el cliente paga, entonces está aprobando un crédito comercial. Muchas empresas, de manera equivocada, conceden crédito sin ningún tipo de análisis previo y sin control, situación que genera un impacto negativo en las finanzas y directamente en el flujo de caja. De esta manera, estamos reduciendo los ingresos operacionales y estrechando la capacidad de pago. Lo ideal sería que las empresas mantuvieran sus cuentas por pagar a sus proveedores con plazos y condiciones comerciales más flexibles que las condiciones que le conceden a sus clientes. La norma más potente es no otorgar crédito sin necesidad. Desafortunadamente, muchas empresas no tienen otra alternativa porque aprobar créditos es un mecanismo para aumentar ventas e incrementar su participación en el mercado. Pero si el crédito comercial no se administra y no se controla, el resultado puede ser el déficit en el flujo de caja. El objetivo de una buena administración del crédito es garantizar los recursos suficientes para soportar la operación en su totalidad. En muchos casos hay buena rentabilidad y buenas utilidades, pero no hay recursos monetarios para pagarles a los accionistas porque hay deficiente administración de la cartera tanto en el crédito como en su recuperación. Controlar cartera y/o créditos no es pedir referencias comerciales y tener procedimientos para cobrar cuentas vencidas, se trata de funciones más complejas y profesionales, basadas en una política de crédito muy clara. Esta política debe cubrir cuatro aspectos: Estándares de crédito: Existen varios costos asociados con la definición del riesgo máximo aceptable cuando se otorga crédito. a Costos por incumplimiento: Si el cliente no paga, se pierde la totalidad del valor de la factura porque si le hubiéramos negado el crédito, lo más probable es que se le hubiera vendido a un cliente que sí tenía la liquidez para cumplir con su obligación. Por lo anterior, el nivel de cuentas malas indica los costos por incumplimiento. Para evaluar el riesgo de otorgar crédito, los gerentes de crédito consideran las 4C: Conducta o Carácter: Consiste en el comportamiento habitual de un cliente respecto a los compromisos adquiridos en los créditos que le han sido concedidos. Capacidad: Determina la capacidad que el solicitante del crédito posee para reembolsar el crédito solicitado, generalmente se analizan los estados financieros y los flujos de efectivo. Capital: Se refiere al monto de la deuda en relación con el capital propio, es un indicador del cubrimiento. Condiciones: Hace referencia a cualquier activo (por ejemplo, una máquina) del que se pueda apropiar para recuperar la cartera si el cliente no puede hacer los pagos del crédito según lo acordado. Algunas empresas pueden exigir un aval, es decir que otra persona firma un documento obligándose a pagar el crédito si el cliente no puede hacerlo. b Costos de investigación: Se analizan los méritos crediticios del cliente, lo cual implica unos costos de investigación. Algunas empresas disponen de personal propio de apoyo que representan un costo. c Costo del capital de trabajo: Al autorizar un crédito se están congelando fondos y es posible que sea necesario encontrar más capital de trabajo recurriendo a financiación con una entidad financiera, que cobrará una tasa de interés. Plazo de crédito: Cuanto más amplio sea el tiempo que se les conceda a los clientes para pagar, mayor será el valor de las cuentas por cobrar. Lo anterior puede aumentar los costos de capital de trabajo financiado por los bancos y aumentar el número de cuentas de difícil cobro y/o cuentas perdidas. Condiciones comerciales: Al vender es muy importante establecer claramente y por escrito, en la factura o en documento aparte, cuándo y cómo deben pagar los clientes. Política de recaudo: Estos procedimientos deben establecer los tiempos de entrega, de facturación, entrega de estados de cuenta, avisos o llamadas y visitas y el responsable de efectuarlas dependiendo de la situación de morosidad del cliente. En conclusión, una administración eficaz de la cartera debe involucrar los siguientes elementos: Establecimiento de manuales de funciones y procedimientos. Establecimiento de políticas aprobadas por la alta gerencia y entregadas a los diferentes funcionarios implicados en el proceso. Evaluación total de nuevos clientes. Evaluación total y periódica de clientes tradicionales. Establecimiento de comités de crédito al interior de la empresa. Establecimiento de indicadores de gestión para medir el desempeño. Una gerencia calificada de crédito y/o cartera. Establecimiento de buenas relaciones profesionales entre los departamentos de ventas y crédito para lograr unas ventas con recaudo garantizado. Autor: Mauricio Díaz Young Comité de Tesoreros Cámara de Comercio de Cali.