Preguntas Frecuentes

¿Con cuántas personas se constituye una fundación?

Una fundación puede nacer por una acto unilateral, es decir por decisión de una persona, o por una acuerdo de dos o más personas.  Además, en las fundaciones el patrimonio es un elemento esencial, por lo tanto debe expresarse claramente el valor representativo del mismo.

¿Las entidades sin ánimo de lucro, registran libros?

Sí, registran libros de actas de asamblea de asociados y el libro de registro de fundadores.

No se registran los libros de contabilidad.

 

¿Se debe determinar en términos de pesos en los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro, el valor del patrimonio?

Se debe determinar en términos de pesos, únicamente en la constitución de las fundaciones porque son entidades de carácter eminentemente patrimonial, las demás entidades pueden tener un patrimonio indeterminado.

¿Los aportes de los asociados  en las entidades sin ánimo de lucro, que pertenecen al sector solidario, son deducibles en caso de disolución y liquidación de estas entidades?

Sí son deducibles, porque los aportes no forman parte del patrimonio de la cooperativa.

¿Quiénes son los competentes para liquidar una entidad sin ánimo de lucro?

En todos los casos, el máximo órgano social de la administración que casi siempre es la asamblea y es a quien debe estar asignada esa función en los estatutos sociales.

Qué es la asamblea de asociados y cual es su finalidad?

Es el órgano de dirección  de la persona jurídica, y lo constituye la reunión de un conjunto de personas naturales o jurídicas que pertenecen a una determinada entidad, quienes  se reúnen por una finalidad colectiva.

La finalidad de celebrar una asamblea, es que los asociados expresen su voluntad respecto a la marcha de la entidad, elijan sus órganos directivos, aprueben estados financieros, reformen sus estatutos y en general tomen todas serie de medidas y decisiones dirigidas al cumplimiento de los fines de la entidad.

¿Cuántas clases de asambleas de asociados hay?

Existen diferentes clases de reuniones que facilitan el pronunciamiento de la voluntad colectiva de los asociados y ellas son:

Reuniones ordinarias, reuniones extraordinarias, reuniones de hora siguiente, reuniones de segunda convocatoria, reuniones por derecho propio, reuniones universales y reuniones no presenciales.

Las reuniones ordinarias son aquellas que se celebran por lo menos una vez al año, en la época fijada en los estatutos, y en silencio de éstos, dentro de los tres primeros meses  de cada año, para examinar la situación administrativa, económica y financiera de la entidad, elegir administradores y demás cargos previstos estatutariamente para el funcionamiento de la entidad. Para las reuniones extraordinarias, no existen fechas preestablecidas en los estatutos ni en la ley. Se celebran cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la entidad, por lo que puede celebrarse en cualquier época del año.

¿Cuáles son las reuniones de asamblea de la hora siguiente?

Convocada en debida forma la asamblea a reunión ordinaria o extraordinaria, puede presentarse la situación de no encontrarse  a la hora convocada el número mínimo de asociados previsto en los estatutos o en la ley para instalar la reunión. En estos casos, siempre que se haya estipulado en los estatutos, se prevé la posibilidad de instalar la asamblea y sesionar en la hora siguiente a la convocada dentro de unos requisitos legales. En este sentido, la Ley 79 de 1988 de cooperativas, aplicable por analogía a las entidades sin ánimo de lucro por virtud de lo dispuesto en el artículo 8º. de la Ley 153 de 1887, dispone que podrá sesionar la asamblea en la hora siguiente, siempre que encuentre presente o representada por lo menos el 10% de los asociados hábiles. Los requisitos especiales que se hayan establecido en los estatutos de la correspondiente entidad sin ánimo de lucro para esta clase de reunión, serán los que deberán observarse al momento de instalar la reunión de la hora siguiente.

¿Cuáles son las reuniones de segunda convocatoria?

  • Son aquellas que se realizan cuando habiendo sido debidamente convocada la asamblea de asociados, ésta no se lleva a cabo por falta del número mínimo de asociados para sesionar (quórum). Para que se puedan realizar esta clase de reuniones debe reglamentarse en los estatutos.
  • En tal virtud, frente a la reunión fallida, podrá convocarse a una segunda reunión que sesiona bajo requisitos especiales previstos en la ley:
  • Que se cite a una nueva reunión en los términos en que se citó a la reunión fallida
  • Que la nueva reunión se celebre no antes de diez días hábiles ni después de treinta, contados a partir de la fecha fijada para la primera reunión
  • La segunda reunión puede deliberar y decidir con el número de miembros que se encuentre presente.

¿Cuáles son las reuniones por derecho propio?

Ante la circunstancia de no reunirse los asociados en asamblea  ordinaria, bien por falta de convocatoria o porque la misma se haya efectuado sin observar los requisitos previstos en la ley o los estatutos, se puede establecer en los estatutos la “reunión  por derecho propio” regulada en la ley comercial. El artículo 429 del Código de Comercio prevé esta clase de reunión, y establece la posibilidad para que la asamblea en una fecha, hora y lugar, establecidos por la misma ley, pueda sesionar. Las siguientes son las características de esta clase de reunión:

  • No requiere convocatoria, por cuanto la hace la misma ley.
  • Debe realizarse el primer día hábil del  mes de abril.
  • Solo puede llevarse a cabo a las 10:00 a.m. en el domicilio principal donde funcione la administración de la entidad.
  • Debe realizarse en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad.
  • Puede deliberar y decidir con cualquier número de asociados.

¿Cuál es la reunión universal?

Es aquella en la que se encuentra presente o representada la totalidad de los asociados hábiles de la respectiva entidad y además existe la voluntad de todos de constituirse en asamblea general. Esta clase de reunión no necesita convocatoria previa y pueden deliberar en cualquier sitio y en cualquier tiempo.

¿Cuál es la reunión no presencial?

Es aquella en la que se toman decisiones, en reunión de asociados o de junta directiva, sin la asistencia física de los asociados. Esta clase de reuniones fue autorizada por la Ley 222/95 que reformó el Código de Comercio, aplicable a las entidades sin ánimo de lucro, como un sistema alternativo de toma de decisiones que permite a los asociados integrar la asamblea por cualquier medio a través del cual puedan comunicarse simultáneamente o sucesivamente. De igual manera, podrán sesionar de manera no presencial, por escrito, siempre que todos los asociados manifiesten el sentido de su voto dentro de un período no superior a treinta días contados entre la primera comunicación recibida y la última.

¿Qué es la convocatoria?

 

Es el aviso o llamamiento que  se hace a todos los asociados para comunicarles las condiciones de tiempo, modo y lugar en que va a efectuarse una asamblea de asociados. Cuando se va a efectuar una convocatoria deben observarse en los estatutos quién convoca, pues es claro que los mismos, por su naturaleza contractual, son ley para las partes.

¿Cómo debe hacerse la convocatoria?

 

Siempre será aplicable de preferencia el estatuto de la entidad sin ánimo de lucro, pues la ley defiere a la voluntad de los asociados plasmada en los mismos, el estipular el medio o forma de convocatoria y la anticipación que debe observarse. Normalmente se establecen en los estatutos mecanismos como la carta personal, carta, circular, carteles o cualquier otro medio de información directo.

Se debe tener en cuenta que para el número mínimo de días de la convocatoria, no debe tenerse en cuenta el día en que se efectúa la convocatoria ni el día en que se llevará a cabo la reunión.

  • La convocatoria debe expresar cuando menos la siguiente información:
  • El día, la fecha y hora fijados para la reunión.
  • El sitio de la reunión: se debe establecer la ciudad o el municipio. Es necesario indicar el sitio y la reunión exacta.
  • El orden del día o temas que se desarrollarán en la reunión, salvo que se trate de una convocatoria para reunión ordinaria.
  • La indicación  clara de quién efectúa la convocatoria.

¿Cuáles son las características de las asociaciones?

Son entes jurídicos que surgen de un acuerdo de voluntades, vinculadas mediante aportes en dinero, especie o actividad en orden a la realización de un fin de beneficio social.

¿Quiénes se pueden agremiar?

Se pueden agremiar las  personas de una misma profesión u oficio.

¿Qué son entidades de beneficencia?

Son organismos creados para ayudar a las personas que por su insuficiencia económica no pueden satisfacer sus necesidades físicas.

¿Qué son entidades de profesionales?

Son organizaciones conformadas por personas de una misma actividad con el objeto de crear una solidaridad o compromiso entre las que ejercen la profesión.

¿Qué son asociaciones de padres de familia?

Son organismos integrados por padres de familia para el manejo interno de los establecimientos educativos.

¿Cuáles entidades pertenecen al régimen especial?

Las asociaciones de copropietarios, arrendatarios de vivienda compartida. Estas asociaciones se constituyen con el objeto de promover servicios comunes asociados con la vivienda, tales como vigilancia vecinal, aseo, y son diferentes a las reguladas por las leyes de propiedad horizontal.

¿Qué entidades componen el sector solidario?

El sector solidario de la economía está compuesto por las siguientes entidades:

Cooperativas, precooperativas, las empresas solidarias de salud, los fondos de empleados, las empresas asociativas de trabajo, las asociaciones mutualistas.

¿Cuántas clases de cooperativas hay?

Las cooperativas pueden ser especializadas, multiactivas, integrales, de trabajo asociado. Las cooperativas especializadas, son las que atienden necesidades específicas de un determinado sector de la economía; las cooperativas multiactivas son las que se organizan para atender varias necesidades, mediante la concurrencia de servicios en una sola entidad jurídica, y, las cooperativas integrales son las que se constituyen para desarrollar dos o más actividades conexas y complementarias entre sí, de producción, distribución consumo y prestación de servicios. Todas estas clases de cooperativas se registran ante las cámaras de comercio.

Las cooperativas de trabajo asociado, son las que vinculan el trabajo personal de sus asociados para la producción de bienes, ejecución de obras o la prestación de servicios. Se constituyen con un mínimo de diez asociados. Esta clase de entidades se inscriben en la Superintendencia de la Economía Solidaria.

¿Existen otras clases de cooperativas?

Sí, en razón de su actividad pueden ser de consumo, de educación, de trabajo asociado, de seguros, de transporte, de vivienda y agropecuarias.

Las cooperativas de consumo se constituyen para satisfacer las necesidades económicas de los consumidores. La vinculación debe ser abierta a todas las personas que puedan hacer uso de sus servicios. En las de educación, el objetivo de los fundadores es atender los distintos niveles o grados de enseñanza, incluyendo la educación superior. Las cooperativas de seguros se crean con el objeto de prestar servicios de seguros principalmente en interés de sus propios asociados y de la comunidad vinculada a ellos.

Las cooperativas de transporte están conformadas, separada o conjuntamente, de usuarios del servicio, trabajadores o propietarios asociados, para la producción y prestación del mismo.

En cuanto a las de vivienda, estas organizaciones tienen por objeto organizar y desarrollar conjuntos habitacionales de propiedad cooperativa, en las que los asociados sean simultáneamente aportadores y usuarios del conjunto habitacional. Y las cooperativas agropecuarias, pueden constituirse por los trabajadores o por los propietarios o de ambas modalidades.

¿Cómo se constituye una cooperativa?

Se pueden constituir por escritura pública o por documento privado, previa decisión de la asamblea, en la cual serán aprobados los estatutos y nombrados los órganos de administración.

¿Qué deben contener los estatutos?

  • Los estatutos deben contener los siguientes requisitos por lo menos: razón social, domicilio y ámbito territorial de operaciones.
  • Objeto del acuerdo cooperativo y enumeración de actividades, derechos y deberes de los asociados, condiciones para su admisión, retiro y exclusión y determinación del órgano competente para su decisión.
  • Régimen de sanciones, causales y procedimientos.
  • Procedimientos para resolver diferencias entre los asociados. Régimen de organización interna. Convocatoria de asambleas ordinarias y extraordinarias.
  • Representación legal  sus funciones y responsabilidades.
  • Aportes Sociales mínimos no reducibles
  • Forma de aplicación de los excedentes cooperativos.
  • Normas para fusión, transformación, disolución y liquidación.
  • Tener en cuenta que pueden existir requisitos especiales de acuerdo con la clase de cooperativa que se esté constituyendo.

¿Cómo se determina el tiempo de duración de una cooperativa?

La duración debe ser indefinida y así debe quedar consagrada en los estatutos.

¿Con qué porcentaje de aportes se constituye una cooperativa?

Se debe pagar por lo menos el veinticinco por ciento (25%) de los aportes iniciales suscritos por sus fundadores.

¿Para constituir  una cooperativa es necesaria la educación cooperativa?

Se debe acreditar educación cooperativa por parte de los fundadores, con una intensidad no inferior a veinte (20) horas.

¿Qué órganos administrar una cooperativa?

La administración de las cooperativas corresponde a la asamblea general, el consejo de administración y el gerente.

¿Una cooperativa tiene órganos de vigilancia?

Los órganos de vigilancia son el fiscal y la junta de vigilancia. De conformidad con las Circulares 004 y 008 de 2007 de la Superintendencia de Industria y Comercio, éstos órganos de vigilancia no se inscriben en el registro de entidades sin ánimo de lucro que llevan las cámaras de comercio.

La junta de vigilancia, estará integrada por asociados hábiles en un número no superior a tres (3) con sus respectivos suplentes. Su nombramiento corresponde a la asamblea general.

¿Dentro de las cooperativas, ¿cuál es la función de los órganos de administración?

La asamblea es el máximo órgano de la cooperativa. Entre sus funciones más importantes está la de reformar los estatutos, elegir los miembros del consejo de administración y de la junta de vigilancia y al revisor fiscal. El consejo de administración es el órgano permanente de la administración, subordinado a la asamblea general. Su número de integrantes y sus funciones serán fijados en los estatutos. El gerente es el representante legal de la cooperativa. Sus funciones deberán ser señaladas en los estatutos. Su nombramiento corresponde al consejo de administración.

¿Qué son las precooperativas?

Son los grupos que, bajo la orientación y con el concurso de una entidad promotora, se organizan para realizar actividades permitidas a las cooperativas y que, por diferentes circunstancias no pueden constituirse de inmediato en cooperativas. Las precooperativas de trabajo asociado no se registran ante las cámaras de comercio.

¿Qué son las empresas asociativas de trabajo?

Son organizaciones económicas productivas, cuyos asociados aportan su capacidad laboral, por tiempo indefinido y algunos entregan al servicio de la organización una tecnología o destreza u otros activos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

¿Cuáles entidades sin ánimo de lucro se registran en las Cámaras de Comercio?

Se registran las asociaciones, corporaciones, entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas, fundaciones, cooperativas, precooperativas, los fondos de empleados, las asociaciones mutualistas.

¿Qué entidades no se registran en las Cámaras de Comercio?

No se registran las instituciones de educación superior, instituciones de educación formal y no formal, personas jurídicas que presten servicios de vigilancia privada, las iglesias, las reguladas por la ley 100 de seguridad social, los sindicatos, partidos y movimientos políticos, entidades privadas del sector salud que trata la ley 10 de 1993.

¿Cómo se determina la clase de persona jurídica que se va a constituir?

Se determina por la naturaleza de la entidad sin ánimo de lucro que se desea constituir, es decir, si se trata de una asociación, corporación, fundación, conforme con las disposiciones legales que regulen cada tipo de entidad.

¿Qué documentos deben inscribir las entidades sin ánimo de lucro ante las cámaras de comercio?

De acuerdo con el Decreto 2150 de 1995, los estatutos y sus reformas, los nombramientos de administradores, los libros, la disolución y la liquidación se deben inscribir en las Cámaras de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica.

¿Quién determina la disolución y liquidación de una entidad sin ánimo de lucro?

Se disolverá y liquidará por decisión de la asamblea general ó por el máximo órgano, de acuerdo con los estatutos o cuando se les cancele la personería jurídica. Cuando la entidad decrete su disolución, en ese mismo acto podrá nombrar un liquidador, o en su defecto, lo será el último representante legal inscrito.

¿Pueden ser asociados de las cooperativas los menores?

Los menores de edad que hayan cumplido catorce (14) años, o quienes sin haberlos cumplido se asocien a través de su representante legal podrán pertenecer a una cooperativa, pero no podrán ser miembros de los órganos de dirección ni representantes legales.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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