Nombramientos

Deben inscribirse en la cámara de comercio los nombramientos correspondientes a:

  • Representantes legales (presidente, vicepresidente, director general, subdirector, gerente, subgerente, suplentes, liquidadores, etcétera).
  • Órganos colegiados de administración (juntas directivas, consejos directivos, consejo de administración, comité ejecutivo, etcétera).
  • Órgano de control externo (revisores fiscales y sus suplentes).

¿Quiénes son administradores?

  • El representante legal
  • El liquidador
  • Los miembros de junta directiva.
  • Los miembros del consejo directivo.
  • Todas aquellas personas que de acuerdo con los estatutos ejerzan esta función.

¿Dónde se debe inscribir el nombramiento?

  • La solicitud de registro debe efectuarse en la cámara de comercio donde tiene el domicilio principal la entidad.
  • Si se trata de un nombramiento de representante legal de una sucursal, debe inscribirse en la cámara de comercio donde se encuentre ubicada la misma.
  • Si la entidad está localizada en Cali o en cualquiera de los municipios que se señalan en la respectiva guía, se inscribirá en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Cali.

¿Cuál es el procedimiento para el registro?

  • Entregue, en cualquiera de nuestras sedes, copia del acta en la cual el órgano social competente realizó la designación. (Órgano competente es el órgano colegiado que de acuerdo con los estatutos le corresponde realizar la designación, es decir, junta directiva, junta de socios, asamblea general de asociados, consejo de fundadores, etcétera).
  • La copia que se envíe a la Cámara de Comercio debe ser legible para garantizar su reproducción.

El acta o el extracto del acta debe contener la siguiente información:

  • Nombre completo de le entidad a que pertenece.
  • Domicilio (ciudad o municipio) de la entidad, lugar y fecha de la reunión.
  • Forma en que se realizó la convocatoria – Persona u órgano que la efectuó.
  • Medio a través del cual se llevó a cabo la convocatoria, es decir, carta,  aviso de prensa, etcétera.
  • Antelación de la convocatoria, es decir, la fecha en la que se realizó la citación a la reunión. El requisito de la convocatoria no es necesario cuando se halle presente la totalidad de los asociados, o de los miembros de junta directiva, es decir, el 100%, ó cuando se trate de reuniones por derecho propio, de lo cual se debe dejar constancia en el acta.

Si se trata de actas de asambleas, indique el número total de asociados hábiles convocados, y el número total de asociados hábiles (presentes y representados) o delegados que asistieron, por ejemplo: se citó a 100 asociados hábiles, asistieron 70, ó el porcentaje de asociados o delegados hábiles que asistieron. Ej.: se encuentra presente el 60% de los asociados hábiles.

Si se trata de actas de junta directiva o consejo de administración, indique el nombre completo de los miembros presentes.

  • Los nombramientos efectuados, indicando el nombre completo de la persona designada y el número de identificación y la constancia de la aceptación del cargo, el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco. En caso de unanimidad, debe expresarse así en el acta.
  • Los nombramientos deben necesariamente corresponder a los cargos creados en los estatutos.
  • La constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano social que se reúne, o por todas las personas que integran la comisión designada para aprobar el acta.
  • Firma del presidente y secretario de la reunión.
  • Cuando se remita copia del acta debe ser autorizada por el secretario de la reunión o por cualquier representante legal, dejando constancia que es fiel copia de su original; a cambio de lo anterior podrá allegarse una fotocopia autenticada ante notario.
  • Cuando las personas designadas no hayan dejado constancia expresa de su aceptación en el texto del acta, anexar las cartas donde conste la aceptación a los cargos e indicarse el número de identificación.
  • La copia del acta que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
  • Al solicitar la inscripción cancele el valor que le liquidará el cajero.
  • La inscripción de las actas causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del departamento del Valle del Cauca

Registro parcial de cuerpos colegiados: pago de derechos de inscripción e impuesto de registro

Es importante advertir que en los casos en que no se anexe la constancia de aceptación o posesión o no se informe el número de identificación de algún(os) miembro(os) de cuerpos colegiados (juntas directivas, consejos directivos, junta de vigilancia, etc.) y la cámara verifique la procedencia del registro de las personas que aceptaron o se posesionaron o se informó su identificación, se realizará una inscripción parcial del acta.

Lo anterior implica que para inscribir los nombramientos de las personas que no se pudieron inscribir por falta de los citados requisitos, se deberá inscribir nuevamente el acta y por lo tanto, pagar los respectivos derechos de inscripción e impuesto de registro.

Utilidad de la inscripción

El registro del acta hace que el nombramiento surta efectos frente a terceros y le permite probar con el certificado que le expide la cámara de comercio quiénes son los actuales representantes legales, miembros de juntas directivas y revisores fiscales, entre otros.

Observaciones

Cuando en los estatutos no se indique expresamente que los representantes legales serán elegidos por la asamblea de asociados o por la junta directiva, esta designación le corresponderá a la asamblea general o al órgano máximo respectivo.

No obstante lo anterior, las entidades del sector solidario (cooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales, etcétera) de acuerdo con las normas que las regulan, están obligadas a tener un órgano de administración (junta directiva, consejo de administración, comité de administración) el cual tiene la función de nombrar al representante legal.

Para inscribir el acta que contenga la aceptación de la renuncia de un representante legal o de un revisor fiscal, es necesario que en el mismo instrumento se designe a la persona que habrá de reemplazarlo.

Cuando se trate de reelecciones de miembros de órganos colegiados, anexe la carta de aceptación de las personas designadas e informe su número de identificación.

La designación o revocación de las juntas directivas, consejos de administración o de los revisores fiscales deberá efectuarse por la asamblea general, observando las prescripciones de ley o de los estatutos sociales.

Las personas inscritas como representantes legales de una entidad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección.

Quien es representante legal o revisor fiscal no deja de serlo por el solo hecho de haber presentado su renuncia voluntaria al cargo, ni por la expiración del período para el cual fue designado expresamente, hasta tanto se produzca la inscripción de quien lo remplazará en el cargo.

En las cooperativas con sección de ahorro y crédito o cooperativas financieras, se requiere la autorización de la Superintendencia de Economía Solidaria para el ejercicio del cargo de todas las personas designadas en órganos de administración, fiscalización o representantes legales.

 

 

Mapa del sitio - Links de interés