Nombramientos, remociones y renuncias

1. ¿QUÈ NOMBRAMIENTOS, REMOCIONES Y RENUNCIAS SE INSCRIBEN?

Se deben inscribir en la Cámara de Comercio los nombramientos, remociones  y renuncias correspondientes a:

  • Representantes legales.
  • Órganos colegiados de administración (juntas directivas, consejos directivos, etc.).
  • Órganos de fiscalización (revisores fiscales y sus suplentes
  • Administradores de agencias y sucursales.

2. ¿DÓNDE SE DEBEN INSCRIBIR LOS NOMBRAMIENTOS, REMOCIONES Y RENUNCIAS?

La solicitud de registro debe efectuarse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde tiene el domicilio principal la sociedad.

Si se trata de un nombramiento, remoción o renuncia para una agencia o sucursal, la inscripción se hará en la Cámara de Comercio donde la misma se encuentre ubicada.

3. ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE NOMBRAMIENTOS Y REMOCIONES?

Presentar para registro en cualquiera de nuestras sedes copia del acta del órgano social competente (Junta de Socios, Asamblea de Accionistas o Junta Directiva), en el que realizó el nombramiento o remoción y cancelar los derechos que la inscripción origina ( Artículo 45 del C. Co).

Se deberá tener en cuenta lo siguiente en el acta donde se realicen nombramientos y remociones (ver instructivo de elaboración de actas).

El nombramiento o remoción debe hacerse por el órgano social competente previsto en los estatutos. Es importante, antes de realizar los nombramientos o remociones, verificar en los estatutos a cuál es el órgano social competente para dicha actuación.

Los nombramientos efectuados deben corresponder a los cargos creados en los estatutos.

Indicar claramente el nombre, apellidos completos y el número de identificación de cada una de las personas que se nombran o se remueven.

ACEPTACIONES DEL CARGO

Cuando las personas designadas no hayan dejado constancia expresa de su aceptación al cargo en el texto del acta, deben anexarse las cartas donde conste dicha aceptación e indicarse el número de identificación y copia del documento.

Es importante anotar que en los casos en que no se anexe la constancia de aceptación o no se informe el número de identificación de algunos miembros de cuerpos colegiados (juntas directivas, consejos directivos, etc.), procederá el registro del acta con relación a los miembros que aceptaron e indicaron el número de identificación.

Para la inscripción de los nombramientos de las personas que no manifestaron su aceptación, se deberán adjuntar las cartas de aceptación faltantes y cancelar los derechos que la inscripción origina (Artículo 45 del C. Co).

Si los nombramientos corresponden a miembros de junta directiva, representantes legales ó revisores fiscales de una sociedad vigilada por la Superintendencia Financiera ó de revisores fiscales de Entidades Prestadoras de Servicios de Salud (EPS) o Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), se deberá anexar copia de la autorización para ejercer el cargo.

UTILIDAD DE LA INSCRIPCIÓN

El registro del acta hace que los nombramientos surtan efectos frente a terceros a partir de la fecha de inscripción y le permite probar con el certificado que le expide la Cámara de Comercio, quiénes son los actuales representantes legales, miembros de juntas directivas y revisores fiscales, entre otros.

4. ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LAS RENUNCIAS?

Las personas inscritas en la Cámara de Comercio como representantes legales, miembros de órganos colegiados, órganos de fiscalización y administradores, conservarán para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento.

Por excepción, la sentencia C-621 de 2003 de la Corte Constitucional dispuso que se inscriban las renuncias de algún representante legal, miembro de junta directiva o revisor fiscal ante las Cámaras de Comercio, por solicitud de la persona interesada y se dejará constancia de su renuncia en el certificado de existencia y representación legal.

Para ello deberá acreditar los siguientes requisitos:

1. Solicitud de registro dirigida a la Cámara de Comercio, suscrita por quien renuncia al cargo. Esta solicitud debe ser presentada de manera directa por quien la suscribe o con reconocimiento previo de contenido y firma ante notario.
2. Documento en el que conste la notificación a la empresa sobre su renuncia al cargo.
3. Cancelar los derechos que la inscripción origina (artículo 45 del Código de Comercio)
Es importante anotar que el nombramiento no se retira del certificado respectivo, pero aparece una anotación informando la renuncia del interesado, salvo para los casos de renuncia de miembros de junta directiva, los cuales si son retirados del certificado de existencia y representación legal.

La inscripción de renuncias, procede tanto para sociedades y empresas comerciales, como para entidades sin ánimo de lucro, de conformidad con el Concepto 09051798 del 29 de julio de 2009 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Al momento de presentar la carta de renuncia junto con la solicitud de registro, deberá cancelar los derechos que la inscripción origina (Artículo 45 del Código de Comercio).

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