Registro Entidades || Sin Ánimo de Lucro

Desarrollamos un nuevo sistema para que usted pueda consultar la información sobre los Registros Públicos que maneja la Cámara de Comercio de Cali. Consulte a continuación la sección que usted considere: el Registro Mercantil, Registro Único de Proponentes o las Entidades Sin Ánimo de Lucro.

Trámites

Estatutos

El acto de constitución debe cumplir con la formalidad prevista en la ley para producir efectos jurídicos, el cual puede ser otorgado por escritura pública o por documento privado reconocido. Tal como lo ha indicado el Art 40 del Decreto 2150 de 1995: Para la obtención de su personalidad, dichas entidades se constituirán por escritura pública o documento privado reconocido”.

A. LOS INTERESADOS EN CONSTITUIRSE POR DOCUMENTO PRIVADO PUEDEN PRESENTAR CUALQUIERA DE LAS SIGUIENTES OPCIONES DE     DOCUMENTO PRIVADO:

        1. Documento privado acompañado de acta de constitución:

De la reunión donde se decida crear la entidad, se elaborará un acta que comúnmente se denominara “acta de constitución” la cual tiene como objetivo central definir el nacimiento a la vida jurídica de la Entidad.

En este caso, el presidente y el secretario de la reunión, son los responsables de dar fe de lo sucedido en la reunión y basta con que ellos sean quienes adelanten la diligencia de reconocimiento de  firma y contenido del documento.

Esta reunión de constitución puede realizarse en cualquier lugar, incluso diferente al domicilio principal de la Entidad que se va a constituir y para su desarrollo, debe tenerse en cuenta en el Acta los siguientes aspectos:

  1. Lugar de la reunión. Definir la ciudad y lugar de la reunión.
  2. Identificación de constituyentes o fundadores. Una vez reunidos se elabora una lista de asociados fundadores o constituyentes de la entidad, personas naturales o jurídicas, indicando además su número de identificación (cédula de ciudadanía o cédula de extranjería, pasaporte, tarjeta de identidad o NIT para personas jurídicas) el domicilio de cada uno (es decir, la ciudad o el municipio donde habitan y desarrollan normalmente sus actividades) y la fecha de expedición de la cédula de ciudadanía de cada uno. Si se trata de un extranjero con cedula de extranjería, debe indicar el número y fecha de expedición para verificar en la página de Migración Colombia. De no tener cedula de extranjería, deber informar el número del pasaporte.
  3. Elección de presidente y secretario de la reunión. Son elegidos entre los asistentes a la reunión encargados de dirigir la reunión y la elaboración del acta correspondiente.
  4. Voluntad de constituir la Entidad definiendo la naturaleza jurídica. Los constituyentes deben estudiar y escoger el tipo de entidad sin ánimo de lucro que desean constituir y manifestar expresamente su voluntad de constituirla o crearla.
  5. Aprobación de estatutos. Deben contener los requisitos que más adelante se señalan; pueden estar insertos en el acta o en documento anexo.
  6. Elección de dignatarios y otros cargos. Aprobados los estatutos, se debe efectuar los nombramientos de las personas que desempañan cargos directivos y de representación legal, de conformidad con los cargos creados en sus estatutos. Indicando nombre completo, número de identificación y fecha de expedición de la cédula de cada uno. Con la constancia de aceptación del cargo respectivo en el acta o en documento anexo.
  7. Lectura y aprobación del acta
  8. Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. Ambas firmas deben estar reconocidas ante juez o notario, o ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio.

NOTA:

Se recomienda este mecanismo para evitar la comparecencia de todos los asociados constituyentes o fundadores ante el juez, el notario o el funcionario autorizado por la cámara de comercio.

       2. Documento privado con las formalidades de ley:

Cuando se constituye por documento privado, todos los constituyentes o fundadores (personas naturales o jurídicas) deben otorgar el documento con las formalidades de ley contenidas en el Art 40 del Decreto 2150 de 1995, pero además, este documento debe ser reconocido ante Juez o Notario, o con presentación personal ante el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio, por todas las personas que firmen como constituyentes o fundadores.

 

B. LOS INTERESADOS EN CONSTRUIRSE POR ESCRITURA PÚBLICA.

Cuando se constituye por escritura pública, todos los constituyentes o fundadores deben comparecer a la notaría, en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público que debe contener los requisitos del Art 40 del Decreto 2150 de 1995.

 

CONTENIDO DE LOS ESTATUTOS

Los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro son las disposiciones internas que conforman el marco de acción, funcionamiento y desarrollo de los objetivos de la entidad constituyente y sobre los cuales se basan su existencia, toma de decisiones, designación de administradores, disolución y liquidación.

En razón de las disposiciones legales vigentes, los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro deben contener unos requisitos generales que se encuentran regulados en el Art. 40 Decreto 2150 de 1995, y que como mínimo deben tener toda entidad sin ánimo de lucro que se constituya, y unos especiales que se encuentran previstos de manera diferencial para cada tipo de entidad. Los estatutos de una entidad sin ánimo de lucro pueden elaborarse en documento privado, reconocido notarialmente por sus fundadores, o pueden elaborarse por escritura pública, otorgada ante notario público.

Estos estatutos deben contener:

El nombre: Debe identificarse el nombre que se le asigna a la entidad sin ánimo de lucro que se constituye.

El domicilio de la entidad: Aunque el Decreto 2150 de 1995 no incluye este requisito, debe indicarse el domicilio principal de la entidad, es decir, el lugar permanente donde ha de realizar su actividad principal y donde funciona la administración de la entidad. Este domicilio se establece como la ciudad o el municipio donde se tiene la sede social principal o de negocios; por ejemplo; Cali, Bogotá, Medellín, etcétera.

Para desarrollar el objeto social, las entidades sin ánimo de lucro también pueden tener establecimientos de comercio, los cuales pueden estructurarse conforme lo establece el artículo 515 del Código de Comercio y deben matricularse conforme lo indicado en el artículo 28 de la misma normatividad (Las Cooperativas y Fondos de Empleados pueden abrir agencias y sucursales en los mismos términos de las sociedades comerciales, las demás entidades sin ánimo de lucro no pueden abrir este tipo de establecimientos.)

La clase de persona jurídica: Debe indicarse en primer lugar que se trata de una entidad sin ánimo de lucro y en segundo lugar, el tipo de entidad que se constituye, es decir, identificar plenamente la naturaleza jurídica que ha adoptado la entidad, por ejemplo: de una Asociación, o una Corporación, etcétera.

El objeto: Este requisito se cumple indicando detalladamente las actividades principales que va a desarrollar la entidad sin ánimo de lucro que se constituye y que conforman el objetivo de su creación.

Adicionalmente pueden incluirse actividades secundarias, que sean necesarias para el cumplimiento del objetivo principal. No obstante, las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir el documento de constitución, cuando tengan como objeto principal alguna de las actividades exceptuadas de este registro, las cuales se encuentran en el Art. 45 del Decreto 2150/95 y numeral 2.2.2.40.1.3 del Decreto 1074 de 2015.

El patrimonio y la forma de hacer los aportes: Debe indicarse la suma de dinero entregada por los fundadores o constituyentes, o su equivalente cuando se hagan aportes en especie, con lo cual está dándose nacimiento a la entidad sin ánimo de lucro. Debe indicarse además, que destinación tienen esos dineros, como se incrementan (donaciones, rifas, bazares, etcétera) y si hay un sistema de aportes, es decir, el pago de las cuotas periódicas por los asociados, señalando como y cuando se hacen esos aportes.

En caso de las fundaciones, dado su carácter eminentemente patrimonial, siempre deben establecer un  patrimonio determinado, so pena de abstención por parte de la Cámara de Comercio al registro solicitado.

  • La forma de administración con indicación de quien tenga a su cargo la administración y representación legal: Todas las entidades que se constituyan deben establecer un sistema para su administración, indicando además que facultades se les concede a los órganos internos que se establezcan. Usualmente, las entidades sin ánimo de lucro poseen los siguientes órganos:
  • Asamblea General.  Está conformada por todos los asociados, tanto fundadores o constituyentes, como los que con posterioridad ingresen a la entidad. Su función es velar por el cumplimiento de los objetivos de la entidad y es el máximo órgano administrativo, ya que en este éste radica (sino se delega) las máximas potestades sobre existencia y funcionamiento de la entidad.
  • Junta directiva o consejo directivo o consejo de administración: Aunque estos órganos de administración no son propios de todas las entidades sin ánimo de lucro, la gran mayoría los adopta para que coadministren, junto con el representante legal, el desarrollo de los objetivos de la entidad, su funcionamiento y control. Estos órganos siempre están conformados por un número impar de miembros y pueden elegirse renglones principales y suplentes. De su seno pueden elegirse presidente, vicepresidente, secretario, vocales, etcétera, a quienes se le asignan sus funciones específicas en los estatutos.
  • Representante Legal: Es la persona natural o jurídica que tiene a cargo la responsabilidad de representar legalmente a la entidad que se constituye. Tal representación involucra adelantar las actividades necesarias para el cumplimiento del objetivo de la entidad, celebrar contratos, firmar cheques, etcétera. La representación legal puede estar en cabeza de un gerente, presidente, director, etcétera, quienes pueden tener suplentes que lo reemplacen en sus faltas temporales o absolutas.
  • Revisor Fiscal: Es un contador público titulado que tiene como fundamento verificar los registros contables, la información, aprobación de los balances y el estado financiero de la entidad. Es un órgano de control externo.
    • Tenga en cuenta que el nombramiento de éste órgano no es obligatorio, pero si en los estatutos se crea el cargo de revisor fiscal, en el documento de constitución deberá indicarse el nombre,  identificación y número de tarjeta profesional de la persona que desempeñará esa función.
    • Ahora bien, para el caso de las entidades sin ánimo de lucro del sector solidario (cooperativas, precoperativas, fondos de empleados, y asociaciones mutuales) es obligatoria su designación, excepto en los casos en los que exista norma que establezca lo contrario. Por ejemplo, podrán eximirse de la obligación de elegir revisor fiscal si cumplen con los siguientes requisitos:
  • Que a diciembre 31 del año inmediatamente anterior hayan registrado un total de activos iguales o inferiores a trescientos (300) salarios mínimos mensuales legales vigentes de esa fecha,  y
  • Que no arrojen pérdidas. Este requisito no se tendrá en cuenta para aquellas entidades que a diciembre 31 del año inmediatamente anterior tengan menos de dos (2) años de constituidas.
  • En el caso de la constitución de una organización solidaria, se podrá eximir de la obligación de elegir revisor fiscal (principal y suplente) siempre y cuando el monto de los aportes sociales al momento de la constitución sean iguales o inferiores a trescientos (300) salarios mínimos mensuales legales vigentes de esa fecha.
  • La periodicidad de las reuniones ordinarias: Debe indicarse en los estatutos cuando se llevan a cabo las reuniones ordinarias de los órganos de administración (asamblea general, junta directiva o consejo directivo) y que asuntos debe tratar, además expresar en qué circunstancias puede celebrase las reuniones extraordinarias, estableciendo adicionalmente la mayoría de votos con que se adoptan decisiones (por ejemplo quórum de la mitad más uno).

La asamblea general ordinaria, normalmente, es aquella que se celebra dentro de los tres primeros meses del año y tiene como objetivos verificar el desarrollo de las actividades de la entidad, aprobar los estados financieros (balance general) del último año y elegir los órganos de la administración y fiscalización.

Las reuniones extraordinarias se celebran en cualquier momento y se convocan para atender asuntos urgentes o importantes, que requieren una aprobación inmediata y no dan espera a la reunión ordinaria.

Órgano competente, convocatoria, quorum, y mayorías: De conformidad con el punto 2.2.2.2.2 de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de efectuar la inscripción en sus registros, cuando no se hayan observado las prescripciones previstas en los estatutos, relativas a:  órgano competente, convocatoria, quorum, y mayorías. Por tanto, es indispensable que en los estatutos se reglamente estos 4 requisitos para efectos de ser validados en las Actas que posteriormente libre la Entidad.

  • Convocatoria: Consiste en el aviso que hacen a los asociados para informarles de la celebración de una reunión o asamblea. La convocatoria supone informar a los asociados el lugar, la fecha y hora de la reunión y los temas que se tratarán dentro durante la misma si es extraordinaria.

La finalidad de la convocatoria es permitir que los asociados, en forma oportuna y en igualdad de condiciones, se puedan enterar de la reunión y de su contenido, a fin de poder ejercer los derechos que les confieren sus estatutos y la ley. La convocatoria supone el cumplimiento de los siguientes requisitos:

  1. Órgano competente (según sus estatutos)
  2. Medio de comunicación (según sus estatutos)
  3. Días de antelación (según sus estatutos)
  • Quorum: Se define como el número mínimo de individuos necesarios, de conformidad con los estatutos, para que un  cuerpo deliberante pueda  dar apertura a la reunión.
  • Mayorías: Corresponde al número mínimo de votos establecidos en los estatutos para adoptar una decisión

La duración precisa de la entidad y las causales de disolución: Debe indicarse el término que se tiene previsto como duración de la entidad que se constituye. Cuando la naturaleza jurídica de la entidad sin ánimo de lucro  se construya como una Fundación, el término de duración siempre debe ser indefinido. Caso contrario, ocurre para las Corporaciones y Asociaciones, las cuales su duración siempre debe ser precisa y determinada.

Para el caso de entidades sin ánimo de lucro del sector solidario, su vigencia debe ser siempre indefinida, salvo para el caso de las pre-cooperativas, las cuales tiene una vigencia de cinco (5) años, prorrogables como lo ordenan las normas que regulan este tema.

La disolución de la entidad es la manifestación de acabar con la entidad que se ha constituido, para lo cual deben establecerse unas causales específicas que se incluyen en los estatutos y son los asuntos considerados como conducentes a la disolución de la entidad. A pesar de que la ley dispone, en razón del tipo de entidad, algunas causales especiales para su disolución (el vencimiento del término de duración), los asociados pueden proponer otras causales de disolución; por ejemplo: por voluntad de la asamblea, no cumplimento del objetivo social, por reducción del número de asociados. Etcétera.

La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la corporación o Fundación: La declaratoria de disolución de la entidad implica que deba adelantarse un proceso de liquidación, es decir, que deba terminarse con su vida jurídica, ya que las entidades sin ánimo de lucro, una vez disueltas, conservaran su capacidad jurídica únicamente para adelantar su liquidación.

Hay que anotar que las entidades sin ánimo de lucro no pueden distribuir entre sus asociados el remanente o dinero sobrante en la liquidación, una vez cubiertos los pasivos, ya que el remanente debe entregarse a una entidad sin ánimo de lucro de naturaleza semejante a la liquidada o a una entidad de beneficencia pública.

Nombre e identificación de los administradores y representantes legales: Aunque este requisito debe estar especificado en el acta de constitución de la entidad sin ánimo de lucro, puede incluirse como un artículo transitorio de los estatutos en el que se indique los nombres y números de identificación de las personas nombradas en los diferentes órganos de administración, de  representación legal y de fiscalización. Por ejemplo: la junta directiva (renglones principales y suplentes), el gerente y su suplente, el revisor fiscal, etcétera.

Es pertinente tener presente que los nombramientos de los miembros de los órganos de administración deben coincidir exactamente con los cargos creados en los estatutos, tanto en nombre como en números de miembros. Por ejemplo, si el estatuto crea la junta directiva, no puede nombrarse un consejo directivo, si el número de miembros es de tres (3) principales y suplentes, no pueden nombrarse cinco (5).

OBLIGACIONES 

  1. De acuerdo con el artículo 166 del Decreto Ley 019 de 2012, la inscripción en los registros que integran el Registro Único Empresarial y Social, se renovará anualmente dentro de los tres primeros meses de cada año. 
  1. Posterior a la constitución, debe solicitar el registro de los libros de Asociados o miembros y el libro de Actas del máximo órgano social.