Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos (Artículo 49 Código de Comercio).
El tema de los libros y papeles del comerciante está regulado por el Código de Comercio en los artículos 48 a 74, Decreto 2649/93 y en el Estatuto Tributario artículos.

LIBROS QUE SE REGISTRAN EN LA CÁMARA DE COMERCIO
Por disposición del artículo 175 del Decreto Ley 019 de 2012 se inscriben ante la Cámara de Comercio, los siguientes libros

  • Libro de Actas de asamblea y junta de socios.
  • Libro de registro de accionistas para sociedades por acciones.
  • Libro de registro de socios para sociedades de responsabilidad limitada y asimiladas

Para las entidades sin ánimo de lucro:

  • Libros de Registro de Asociados
  • Libros de Actas del máximo órgano social.

LIBROS DE COMERCIO FÍSICOS

REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN DEL LIBRO POR PRIMERA VEZ

  • Solicitud de registro de libros o el formato que suministra de manera gratuita la Cámara de Comercio de Cali. En este documento se deberá indicar los siguientes datos:
  • Nombre del propietario
  • Destino del libro
  • Número de hojas útiles a registrar (folio inicial y folio final).

El documento deberá estar suscrito por el representante legal o su apoderado.

  • Presentación del libro con hojas en blanco, debidamente numerado en forma consecutiva y rotulado con el nombre del propietario y el destino de libro.

RESPECTO DE LOS LIBROS DE COMERCIO (Circular Única Superintendencia de Industria y Comercio)
Una vez efectuada la inscripción de los libros sometidos a dicha formalidad, el secretario de la Cámara de Comercio insertará una constancia en la primera hoja del libro registrado que contendrá los siguientes datos:

– Cámara de Comercio;
– Nombre de la persona a quien pertenece;
– Fecha, número de inscripción y libro en el cual se efectuó;
– Nombre del libro o uso al que se destina; y
– Código del libro y número de hojas útiles de que está compuesto.

Las Cámaras de Comercio deberán autenticar las hojas útiles de los libros mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.

REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN DEL LIBRO POR SEGUNDA O MÁS VECES
Solicitud de registro de libros o el formato que suministra de manera gratuita la Cámara de Comercio de Cali. En este documento se deberá indicar los siguientes datos:

  • Nombre del propietario
  • Destino del libro
  • Número de hojas útiles a registrar (folio inicial y folio final).
  • Certificación del revisor fiscal (cuando exista el cargo) o Contador Público indicando el motivo por el cual se genera la sustitución del libro.

El documento deberá estar suscrito por el representante legal o su apoderado.
Se debe tener en cuenta que de acuerdo al artículo 126 del Decreto 2649 de 1993, para que los libros puedan servir de prueba libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.

PARA REGISTRAR UN NUEVOLIBRO SE REQUIERE:
1. Que al anterior le falten pocos folios por utilizar o,
2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas a su propietario
Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar copia del denuncio correspondiente.
Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas.

VENTA DE HOJAS
La Cámara de Comercio de Cali ofrece el servicio de venta de hojas pre-impresas tamaño carta, en forma continua o en hoja suelta.  Para acceder a este servicio, debe indicarlo en la solicitud de registro.

LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS
Documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del Decreto 805 de 2013 y la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. Archivo Electrónico: cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación de conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.

REGISTRO DE LIBROS ELECTRÓNICOS
Los artículos 173 y 175 del Decreto 019 de 2012, modificaron el artículo 56 y el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, con la nueva disposición se autorizó a los comerciantes para llevar los libros de comercio en medios electrónicos.

CONFORMACION DE LOS LIBROS REGISTRADOS EN MEDIOS ELECTRÓNICOS (Circular Única 2016 SIC):
Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año, los archivos electrónicos en donde consten las actas de dicho órgano, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión.
La solicitud de asentar el archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá estar suscrita digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.
Efectuada la inscripción del libro de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año, archivos electrónicos destinados a ese libro, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por el representante legal.
Es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las firmas digitales o electrónicas y, estampas cronológicas necesarias.
Una vez recibidos los archivos electrónicos, la Cámara de Comercio correspondiente, deberá devolver al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la Cámara de Comercio deberá firmarlo digital o electrónicamente, dejando constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo por cualquier medio tecnológico disponible.
La Cámara de Comercio correspondiente, le informará al comerciante o inscrito, la fecha límite para el envío de archivos electrónicos destinados al libro

PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR REGISTRO DE LOS LIBROS DE COMERCIO REGITRABLES EN MEDIOS ELECTRÓNICOS
De conformidad con lo establecido en la ley, los comerciantes que quieran llevar sus libros de comercio registrables, en medios electrónicos, deberán solicitarlo de manera expresa ante la Cámara de Comercio correspondiente a su domicilio, indicando una dirección de correo electrónico a la cual se le puedan remitir las inscripciones efectuadas y aceptando los términos y condiciones por ella establecidas para el efecto.
Una vez recibida la solicitud de inscripción de los libros registrables, por parte del interesado, la Cámara de Comercio correspondiente deberá efectuar una inscripción por cada uno de los libros en el Libro respectivo del registro de que se trate, debiendo devolver al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la Cámara de Comercio deberá firmarlo digital o electrónicamente, dejando constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible.
De conformidad con lo establecido en las normas que rigen la materia, la constancia electrónica expedida por la Cámara de Comercio correspondiente, deberá tener la siguiente información:
– Cámara de Comercio receptora;
– Fecha de presentación del libro para registro;
– Fecha de inscripción;
– Número de inscripción;
– Identificación del comerciante o persona obligada a registrar;
– Nombre del libro, y;
– Uso al que se destina.
A su vez, si a la fecha de la solicitud de inscripción del libro registrable por medios electrónicos, el libro físico que lo antecede posee hojas que no hubieren sido empleadas, deberán ser anuladas de acuerdo con lo previsto en las normas que rigen la materia.

PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EL REGISTRO DE ACTUACIONES SUJETAS A REGISTRO QUE CONSTEN EL LIBROS ELECTRÓNICOS
Las Cámaras de Comercio deberán informar a los comerciantes e inscritos que soliciten la inscripción de libros de comercio en medios electrónicos, que cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, que adicional a su asiento en el respectivo libro electrónico debe solicitar expresamente el registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara.
El comerciante o inscrito podrá solicitar que el registro del acto se haga electrónica o físicamente, previa verificación de los requisitos de ley para su inscripción.

SERVICIO PARA LA INSCRIPCIÓN DE LIBROS ELECTRÓNICOS Y EL ASENTAMIENTO DE ARCHIVOS DE LIBROS ELECTRÓNICOS
A través del sitio Web: https://servicios.ccc.org.co/librosElectronicos/inicio usted podrá diligenciar la solicitud y pago del trámite del registro de libros electrónicos y asentamiento en los mismos.
Para utilizar este servicio se debe contar con un certificado de firma digital del representante legal, expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada o acreditada en Colombia.
También se requerirá el certificado de firma digital del revisor fiscal o contador público, en las mismas condiciones, en los casos en los cuales el libro físico que antecede el libro electrónico, posea hojas que no hubieren sido empleadas, con el fin de certificar su anulación de acuerdo con lo previsto en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.
En este link podrá consultar las entidades debidamente autorizada o acreditada en Colombia.
http://www.onac.org.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=455

COSTO DE LA INSCRIPCIÓN
Para proceder a realizar la inscripción de libros se deberá cancelar los derechos que la inscripción origina (Artículo 45 del C.Co).

Descargue el formato solicitud de inscripción de libros electrónicos