¿QUÉ ES UNA REFORMA ESTATUTARIA? Las reformas estatutarias son las modificaciones que se efectúan al contrato social o estatutos, sea de forma total o parcial.  Tales reformas se realizan en sociedades comerciales, empresas unipersonales, Empresas Asociativas de Trabajo y sucursales de sociedades extranjeras, entre otras. Es necesario precisar que los nombramientos de órganos de administración y de representación legal, así como la apertura de establecimientos de comercio, no constituyen una reforma estatutaria, pues son simples actuaciones que permiten el adecuado desarrollo del objeto social. ¿QUÉ REFORMAS ESTATUTARIAS DEBEN PRESENTARSE PARA REGISTRO?
  • Aumento o disminución de capital de la entidad.
  • Transformación de sociedades.
  • Conversión de empresas unipersonales.
  • Fusión.
  • Escisión.
  • Cambio de razón social.
  • Reforma de la vigencia.
  • Reforma del objeto.
  • Reforma del quórum, forma y antelación de citación a las reuniones para los órganos colegiados (falta órgano competente),  (Junta de socios, asamblea de accionistas, miembros de juntas directivas, etc.).
  • Reforma del sistema de representación legal.
  • Reforma a las facultades del representante legal.
  • Cambio en el domicilio.
  • Disolución.
  • En general cualquier modificación que se realice a los estatutos.
NO SON REFORMAS ESTATUTARIAS: • Los nombramientos en general. • Los aumentos de capital suscrito y pagado, para las sociedades por acciones. ¿CÓMO SE REALIZA UNA REFORMA A LOS ESTATUTOS? La decisión de reformar de estatutos deberá ser aprobada por el órgano social competente (Junta de socios, Asamblea de Accionistas) según sea el caso, decisión de la cual se deberá dejar constancia por medio de acta con el lleno de requisitos formales que la ley establece (Artículo 189 Código de Comercio). El acta que contiene la reforma estatutaria deberá ser elevada a escritura pública cuando:
  • La sociedad fue constituida en virtud de lo establecido por el artículo 110 del Código de Comercio.
  • La reforma sin importar el tipo societario, contenga la transferencia de bienes inmuebles. En este caso se debe anexar copia de la boleta fiscal.
  • Cuando en los estatutos se haya pactado dicha formalidad para la cesión de cuotas en sociedades de personas.
Aquellas sociedades que se benefician de lo estipulado en la Ley 1014 de 2006 y su Decreto Reglamentario 4463 del 2006 Artículo 2, podrán realizar las reformas por acta o documento privado en el que además de la reforma, el representante legal deje constancia que la sociedad todavía conserva uno de los dos requisitos exigidos por el artículo 22 de la ley en mención (menos de diez trabajadores o activos netos, excluida la vivienda, inferiores a 500 SMMLV), siempre y cuando en sus estatutos no hubieren establecido la formalidad de la escritura pública para reformas estatutarias y no se esté realizando reforma que implique transferencia de bienes mediante escritura. Para el caso de las Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S), las reformas se harán constar por medio de acta o documento privado, a menos que la reforma implique la transferencia de bienes mediante escritura pública, caso en el cual se regirá por dicha formalidad. VERIFICACIONES PREVIAS A LA ADOPCIÓN DE  LAS REFORMAS Antes de adoptar cualquier reforma estatutaria verifique que:
  • El órgano social sea el competente.
  • Sea el documento idóneo para realizar la reforma estatutaria.
  • El quórum y mayorías especiales que se requiere para la aprobación de la reforma.
  • Identificar el artículo que se desea reformar.
  • Si la sociedad requiere autorización especial por parte de alguna autoridad para aprobar reformas estatutarias.
¿QUÉ REFORMAS REQUIEREN AUTORIZACIÓN PREVIA? Por parte de la Superintendencia de Sociedades:
  • La fusión o escisión de sociedades vigiladas, siempre y cuando la respectiva sociedad no esté sujeta al régimen de autorización general regulado en la Circular 01 de 2007.
  • Las reformas estatutarias de cualquier sociedad controlada.
  • Las reformas estatutarias de sociedades en proceso de reorganización, antes de aprobar el acuerdo. Articulo 17 Ley 1116 de 2006.
  • Cuando se esté disminuyendo el capital en una sociedad debe señalarse expresamente que la compañía no se encuentra en ninguna de las siguientes circunstancias. En caso de encontrarse en alguna de ellas, requiere autorización previa para realizar la disminución: i)La situación financiera del respectivo ente registre una o más obligaciones vencidas, cuyo incumplimiento supere los 90 días y, que en el agregado represente el 10% o más del pasivo externo. ii) Cuando el valor total de los aportes a reembolsar, representen el 50% o más del total de los activos. iii) Cuando se trate de personas jurídicas respecto de las cuales exista una situación de control, bien sea como controlante o como subordinada, en relación con otra u otras personas jurídicas sometidas al control o vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, o de otra Superintendencia. iv) Cuando se trate de sociedades con obligaciones a su cargo, originadas en emisión de bonos. v. Cuando se trate de sociedades, sucursales de sociedades extranjeras o empresas unipersonales con pasivo pensional a su cargo. vi. Cuando se trate de sociedades, sucursales de sociedades extranjeras o empresas unipersonales que se encuentren en ejecución de un acuerdo concordatario, de reestructuración o de reorganización.
Por parte de la Superintendencia Financiera: La conversión, transformación, escisión, cesión de activos y pasivos y contratos de sociedades sujetas a su control. Por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada: Las cesiones de cuotas, ingresos de socios, fusión, liquidación, cesión. REQUISITOS QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA EN ALGUNAS REFORMAS A) CESIÓN DE CUOTAS Los socios tendrán derecho a ceder sus cuotas, lo cual siempre implicará una reforma al contrato social. Por lo tanto, la escritura pública en donde conste dicha cesión, deberá estar otorgada por cedente, cesionario y representante legal. Si dicha reforma estatutaria se realiza en virtud  a lo dispuesto en el Artículo 2 del Decreto Reglamentario 4463 del 2006, cedente y cesionario deberán realizar presentación personal del documento privado o acta ante funcionario autorizado de la Cámara de Comercio o reconocimiento de contenido y firma ante notario (Artículo 17 Decreto 0019 de 2012). En el documento donde se realiza la cesión se debe dejar constancia que se dio cabal cumplimiento del proceso de oferta y derecho de preferencia previsto en los artículos 363, 364, 365 y 367 del Código de Comercio.  Así mismo, se debe indicar en el documento a que título se realiza la cesión, el valor de la misma y el número de cuotas a ceder. Si la cesión de cuotas se realiza entre personas naturales, se deberá acreditar el pago del impuesto de retención en la fuente. Si las cuotas que se ceden se encuentran afectadas por la inscripción de un embargo, no procede la inscripción de la cesión de cuotas, hasta tanto no se inscriba en el registro mercantil la correspondiente providencia que ordenó el desembargo. La cesión de cuotas sólo produce efectos respecto de terceros y de la sociedad, a partir de la fecha en que sea inscrita en el registro mercantil. (Artículo. 366 Código de Comercio). B) CAMBIO DE RAZÓN O DENOMINACIÓN SOCIAL Se podrá realizar cambios a la razón social, verificando previamente que dicha razón social no figure registrada en el Registro Único Empresarial y Social (Homonimia). La consulta la puede realizar en las terminales de autoconsulta dispuestas en los Centros de Atención Empresarial – CAE de la Cámara de Comercio o a través de la dirección de internet del Registro único Empresarial y Social RUES accediendo al siguiente link http://www.rues.org.co/RUES_Web/  Recuerde tener en cuenta las recomendaciones de búsqueda. C) REFORMAS EN EL CAPITAL Aumento de Capital
  • Para las sociedades de personas (Colectiva, Limitada o en Comandita Simple) y en empresas unipersonales, el aumento de capital social siempre constituirá una reforma estatutaria.
  • Cuando dicho aumento de capital corresponda al ingreso de un nuevo socio, se deberá manifestar en el documento en el cual ser realiza la reforma estatutaria nombre completo, documento de identificación y domicilio del nuevo socio.
  • Para las sociedades por acciones (Anónima, Comandita por acciones y SAS), solo implica una reforma estatutaria el aumento del capital autorizado.
  • Se debe indicar con precisión cuál es el monto total del capital, el número de cuotas o acciones y su valor nominal, indicando al final como queda la conformación del capital después de la aprobación de la forma estatutaria.
  • Si se trata de un aumento de capital con aporte de inmuebles, el pago del valor correspondiente al impuesto de registro debe efectuarse en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
  • Todo aumento  de capital que se haga con reavalúo de activos será ineficaz. (Artículo 122 del Código de comercio).
DISMINUCIÓN DEL CAPITAL Toda disminución del capital social constituirá una reforma al contrato social y deberá adoptarse de acuerdo a lo dispuesto en el Código de Comercio (Artículo 147 del Código de Comercio). Al disminuirse el capital en una sociedad debe señalarse expresamente en el acta que la compañía no se encuentra en ninguna de las siguientes circunstancias:
  • La situación financiera del respectivo ente registre una o más obligaciones vencidas, cuyo incumplimiento supere los 90 días y, que en el agregado represente el 10% o más del pasivo externo.
  • Cuando el valor total de los aportes a reembolsar, representen el 50% o más del total de los activos.
  • Cuando se trate de personas jurídicas respecto de las cuales exista una situación de control, bien sea como controlante o como subordinada, en relación con otra u otras personas jurídicas sometidas al control o vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, o de otra Superintendencia.
  • Cuando se trate de sociedades con obligaciones a su cargo, originadas en emisión de bonos.
  • Cuando se trate de sociedades, sucursales de sociedades extranjeras o empresas unipersonales con pasivo pensional a su cargo.
  • Cuando se trate de sociedades, sucursales de sociedades extranjeras o empresas unipersonales que se encuentren en ejecución de un acuerdo concordatario, de reestructuración o de reorganización.
D) MODIFICACIÓN DEL TÉRMINO DE DURACIÓN Para evitar la liquidación de la sociedad por vencimiento del término de duración, se podrá realizar reforma estatutaria ampliando el término de duración de la sociedad. El acta en la cual consta la decisión de prorrogar el término de duración de la sociedad, debe corresponder a una reunión de fecha anterior a la fecha del vencimiento de termino de duración de la sociedad, independientemente de que el otorgamiento de la escritura se realice con posterioridad a dicho vencimiento. También procede la modificación del término de duración de la sociedad, posterior a la aprobación de reactivación de la sociedad en virtud de lo dispuesto en el artículo 29 de la ley 1429 de 2010. E) FUSIÓN El artículo 172 del Código de comercio establece que:
  • Habrá fusión cuando una o más sociedades se disuelvan, sin liquidarse, para ser absorbidas por otra o para crear una nueva.
  • La absorbente o la nueva compañía adquirirá los derechos y obligaciones de la sociedad o sociedades disueltas al formalizar dicho acuerdo de fusión.
En la fusión se traspasan todos los activos, pasivos derechos y obligaciones. El documento por el cual se apruebe el acuerdo de fusión por parte del máximo órgano social, deberá contener los requisitos establecidos en el Artículo 173 Código de Comercio. Para efectos de la inscripción ante la Cámara de Comercio, deben presentarse los siguientes documentos:
  • Balances generales de las sociedades fusionadas y el consolidado de la absorbente o de la nueva sociedad.
  • Copia de las actas de las sociedades fusionadas en las cuales conste la aprobación del acuerdo de fusión y el cumplimiento al derecho de retiro del que trata la Ley 222 de 1995.
  • Tratándose de sociedades controladas, la aprobación oficial del avalúo de los bienes en especie que haya de recibir la absorbente o la nueva sociedad, y el permiso para colocar las acciones o determinar las cuotas sociales que correspondan a cada socio o accionista de las sociedades absorbidas.
  • El permiso para la fusión en los casos exigidos en las normas sobre prácticas comerciales restrictivas, otorgado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • La autorización de la Superintendencia de Sociedades, para realizar la fusión cuando se trate de sociedades vigiladas. Las sociedades civiles no se encuentran vigiladas por Supersociedades.
¿CUÁLES SON LOS EFECTOS DE LA FUSIÓN?
  • La sociedad absorbida se disuelve sin liquidarse.
  • La sociedad absorbente adquiere el total del patrimonio, activos y pasivos de la sociedad absorbida. Si dentro de la transferencia se incluyen los establecimientos de comercio de la sociedad absorbida, se deberá dejar constancia de dicha situación en el documento donde se apruebe el proyecto de fusión.
  • Si como consecuencia de la fusión se genera la creación de una nueva sociedad, se deberá adjuntar a la solicitud de fusión, la inscripción y matricula mercantil respectiva.
  • Por la fusión se cancela la matrícula de la sociedad absorbida.
F) ESCISIÓN En la escisión una sociedad sin disolverse, transfiere en bloque una o varias partes de su patrimonio a una o más sociedades existentes o las destina a la creación de una o varias sociedades. La sociedad se disuelve sin liquidarse, dividiendo su patrimonio en dos o más partes, que se transfieren a varias sociedades existentes o se destinan a la creación de nuevas sociedades. La sociedad o sociedades destinatarias de las transferencias resultantes de la escisión, se denominarán sociedades beneficiarias. Los socios de la sociedad escindida participarán en el capital de las sociedades beneficiarias en la misma proporción que tengan en aquélla, salvo que por unanimidad de las acciones, cuotas sociales o partes de interés representadas en la asamblea o junta de socios de la escindente, se apruebe una participación diferente. El documento por el cual se apruebe el proyecto de escisión por parte del máximo órgano social (Junta de Socios o Asamblea de Accionistas) según sea el caso de sociedades ya existentes, deberá contener los requisitos establecidos en el artículo 4 de la Ley 222 de 1995. Para efectos de la inscripción ante la Cámara de Comercio, deben presentarse los siguientes documentos:
  • Los estatutos de las nuevas sociedades o las reformas de los estatutos de las sociedades escindentes.
  • Permiso para la escindente en los casos en que fuere necesario, de acuerdo con las normas sobre prácticas comerciales restrictivas, otorgado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • El acta o actas en que conste el acuerdo de escisión y el cumplimiento al derecho de retiro del que trata la Ley 222 de 1995.
  • La autorización para la escisión por parte de la Supersociedades, en caso de que en ella participe una o más sociedades sujetas a su vigilancia.
  • Los estados financieros certificados y dictaminados de cada una de las sociedades participantes, que hayan servido de base para la escisión.
G)   TRANSFORMACIÓN Con el fin de adecuar la sociedad a las necesidades del mercado, de los socios o accionistas, se contempla la posibilidad de cambiar el tipo societario adoptado al momento de la constitución. Por lo anterior, una sociedad podrá antes de su disolución, adoptar cualquier otra forma de sociedad comercial regulada en el Código de Comercio, mediante una reforma al contrato social. Artículo 167 del Código de Comercio). El documento por el cual se apruebe la transformación de la sociedad por parte del máximo órgano social, deberá cumplir de manera estricta las mayorías decisorias establecidas en los estatutos o en la ley para la adopción de este tipo de reformas, como para el caso de la transformación a Sociedad por Acciones Simplificada, en la cual se requiere el voto unánime de todos los socios o accionistas En el mismo documento se deberá aprobar y adjuntar los estatutos de transformación, los cuales deberán ajustarse a los requisitos exigidos por la ley para el tipo societario seleccionado y balance de transformación según lo dispuesto en el artículo 170 del Código de Comercio. Al transformarse una compañía a una sociedad por acciones (anónima, comanditaria por acciones o SAS), cuando existan cuotas sociales embargadas debe señalarse como quedará la composición accionaria de la sociedad, o por lo menos que se indique como quedará la composición accionaria del socio que cuenta con las cuotas embargadas, lo anterior toda vez que a la luz del numeral 7 del artículo 593 del Código General del Proceso, no sería procedente la inscripción de una reforma si se presenta la exclusión del mencionado socio o la disminución de sus derechos en ella. Así las cosas, si la disminución del capital obedece a la salida del socio o en su defecto producto de tal disminución se reducen la participación de este en la sociedad, tal reducción del capital no es procedente. Cualquier reforma podrá inscribirse existiendo embargo de cuotas sociales, siempre que no se afecte el capital y propiamente la participación de ese socio deudor, de tal forma que se produzca la exclusión o la disminución de sus derechos como lo cita el artículo mencionado. H) CAMBIO DE DOMICILIO Si la sociedad se traslada de domicilio fuera de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Cali, deberá inscribir la respectiva reforma estatutaria, indicando de manera adicional los nuevos datos de dirección y contacto del nuevo domicilio. Se procederá con la cancelación de la matricula mercantil y el traslado de los documentos que reposan en la carpeta de la sociedad a la nueva cámara de comercio. MODELOS DE ACTAS Acceda al siguiente link http://www.ccc.org.co/documentos-de-consulta y descargue modelos de actas. COSTOS DE LA INSCRIPCIÓN Para proceder a realizar la inscripción del acta, se deberá cancelar los derechos que la inscripción origina (Artículo 45 del C. Co). También puede solicitar la inscripción del acta accediendo al siguiente link https://servicios.ccc.org.co/svi/08/inicio