Matricula y Constitución

Matrícula de Sucursal

La sucursal es un establecimiento de comercio (llámese tienda, almacén, fábrica, bodega, planta industrial, factoría, etc.), abierto por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio principal para el desarrollo de sus actividades o parte de ellas, cuyo administrador tiene facultades para representarla legalmente.

¿Dónde se debe registrar y matricular?

La solicitud de matrícula y de registro de documentos debe formularse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal va a desarrollar su actividad, dentro del mes siguiente a su apertura.

Si la sucursal está localizada en Cali o en los municipios que forman parte de su jurisdicción, esto es, Yumbo, Vijes, Jamundí, La Cumbre y Dagua, puede presentar la solicitud de matrícula en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Cali.

¿Cómo efectuar el registro y la matrícula?

  • Antes de asignarle nombre a la sucursal, verificar que no exista registrada en el país una sociedad o establecimiento de comercio con nombre igual al que se va a utilizar. La consulta puede hacerse directamente en las sedes de la entidad, o en las pantallas de autoconsulta disponibles para el público.
  • Adquirir en cualquiera de nuestras sedes el formulario Registro único empresarial el cual está compuesto por una Carátula única empresarial y un anexo matrícula mercantil o renovación.
  • Diligenciar el formulario Registro único empresarial para sucursales indicando de manera exacta los datos solicitados. Evite tachones y enmendaduras.
  • Adquirir y diligenciar el formulario adicional de registro con otras entidades, formulario CAE, y firmar por el representante legal de la sociedad.
  • Si la decisión de apertura de la sucursal proviene de una junta de socios, asamblea de accionistas o junta directiva, allegar copia auténtica del documento donde conste la decisión.

NOTA:

Para inscribir el nombramiento del administrador de la sucursal, allegar copia auténtica del acta, donde conste la designación, o enviar copia auténtica del contrato de preposición, si es del caso.

Anexar carta de aceptación y el número de identificación de la persona designada como administrador o factor de la sucursal.

Si la sociedad abre la sucursal en un lugar que corresponda a una jurisdicción diferente a la Cámara de Comercio del domicilio principal, adjuntar además los siguientes documentos:

  • Certificación de existencia y representación legal de la sociedad propietaria o casa principal.
  • Copia auténtica de la escritura de constitución.
  • Copia auténtica de cada una de las escrituras de reforma.
  • Cuando las facultades del administrador de la sucursal no consten en los estatutos, se debe enviar para registro el documento que las otorgue o copia del poder otorgado, reconocido ante juez o notario o presentado personalmente ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio.
  • A falta de facultades expresas en los estatutos o en el poder, se entenderá que los administradores de la sucursal están facultados, como los administradores de la principal, para obligar a la sociedad en desarrollo de todos los negocios sociales.
  • La copia de los documentos que se remitan debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
  • La inscripción de los documentos de apertura de la sucursal causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del Departamento del Valle, en una tarifa equivalente a cuatro salarios mínimos diarios legales vigentes a la fecha de presentación de los documentos de apertura.

¿Cuándo debe renovarse?

Entre los meses de enero a marzo de cada año debe renovarse la matrícula, para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales.

Para renovar es necesario diligenciar el formulario Registro Único Empresarial correspondiente, presentarlo en cualquiera de nuestras sedes y cancelar los derechos de ley. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

Modificación de la información:

Cualquier modificación que afecte el contenido del formulario Registro Único Empresarial de la sucursal, debe solicitarse por escrito en las ventanillas de atención al público de cualquier sede.

En los casos en que la modificación se refiera a la situación financiera, deberá diligenciarse un nuevo formulario que informe el estado actualizado de estos datos, y además acompañar certificación o balance suscrito por el contador de la sociedad o por el revisor fiscal, con copia de su tarjeta profesional.

La solicitud de modificación se presentará en cualquiera de nuestras sedes y si es del caso, se reajustará el pago de los derechos de matrícula o renovación.

Cuando la sociedad o casa principal reforme sus estatutos, inscribir copia auténtica de la escritura en la cámara de comercio donde tenga abiertas sucursales.

¿Cómo se cancela la matrícula?

  • Existen dos eventos para la cancelación y cierre de las sucursales:
  • Cuando por orden del órgano social competente se determina el cierre de la misma. Si la decisión de cerrar la sucursal proviene de una junta de socios, asamblea de accionistas o junta directiva, presente copia auténtica del documento donde conste la decisión.
  • Cuando la decisión de cerrar la sucursal proviene del representante legal, según sus facultades, se debe remitir el respectivo escrito que debe ser reconocido ante juez o notario o presentado personalmente ante la cámara, donde solicitará la cancelación de la misma.
  • Para cancelar la matrícula debe encontrarse al día con la renovación.

Para tener en cuenta:

La ley 1429 del 29 de diciembre de 2010, consagra un beneficio para los empresarios renueven su matrícula mercantil o la de sus establecimientos, sucursales y agencias dentro de los 6 meses siguientes a la vigencia de dicha ley, es decir hasta el 29 de junio de 2011, de la siguiente forma:

  • Las renovaciones cuyo plazo se venció antes del 2008 no tendrán costo alguno.
  • Las renovaciones correspondientes al años 2008 y 2009 tendrán valor equivalente al cincuenta por ciento (50%) de la tarifa aprobada para dichos años.
  • Las renovaciones correspondientes al año 2010 se pagarán de conformidad con la tarifa aprobada para dicho año.

Utilidad de la inscripción.

El registro de la apertura de la sucursal hace que el acto surta efectos frente a terceros a partir de su inscripción y permite probar con el certificado que le expide la Cámara de Comercio la existencia de la misma, su propiedad y las facultades y limitaciones de su administrador.

Es decir, cuando la apertura de la sucursal debe inscribirse en otra cámara de comercio distinta a la del domicilio de la sociedad propietaria.


Traspaso de establecimiento, sucursal o agencia.