¿QUÉ ES UNA SOCIEDAD?

Una sociedad es una persona jurídica que nace de un contrato entre personas naturales y/o personas jurídicas que se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas por la empresa a través del desarrollo de una actividad comercial. Las sociedades pueden constituirse por escritura pública ó por documento privado y una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica distinta de sus asociados.

CONSTITUCIÓN POR ESCRITURA PÚBLICA

Se constituyen por escritura pública las Sociedades de cualquier tipo o especie debiendo reunir los requisitos consagrados en el artículo 110 del Código de Comercio, también se deben constituir por escritura pública las sociedades en las cuales se aporta un bien inmueble como parte del capital social. Las sociedades de naturaleza civil siempre deben constituirse por escritura pública.

CONSTITUCIÓN POR DOCUMENTO PRIVADO

Se pueden constituir mediante documento privado las sociedades comerciales de cualquier tipo o especie, que se constituyan de acuerdo con lo establecido por el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006 y la Ley 1258 de 2008 Sociedades por Acciones Simplificadas. La Ley 222 de 1995 permite constituir por documento privado Empresas Unipersonales.

Para la constitución de sociedades que se acogen al artículo 22 de la Ley 1014 de 2006, el documento privado deberá estar suscrito y reconocido ante notario o juez o ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio por todos los socios o sus apoderados.

Para las Sociedades por Acciones Simplificada, el documento de constitución será objeto de autenticación ante notario de manera previa a la inscripción en el registro mercantil de la Cámara de Comercio, por quienes participen en su suscripción, dicha autenticación deberá hacerse directamente o a través de apoderado.

CONSULTAS PREVIAS A LA MATRÍCULA MERCANTIL Y CONSTITUCIÓN DE UNA SOCIEDAD COMERCIAL

1. Verifique que no figuren registrados nombres iguales a los que va a utilizar en la razón social de la sociedad, nombre del establecimiento de comercio y la sigla, (Homonimia).  La consulta la puede realizar en las terminales de autoconsulta dispuestas en los Centros de Atención Empresarial – CAE de la Cámara de Comercio o consultando aquí.  Recuerde tener en cuenta las recomendaciones de búsqueda. 

2. Establezca la Clasificación Industrial Internacional Uniforme CIIU correspondiente a la actividad económica que va a desarrollar la sociedad y sus establecimientos de comercio.  La consulta la puede realizar en las terminales de autoconsulta dispuestas en los Centros de Atención Empresarial – CAE de la Cámara de Comercio o consultando aquí

3. Confirme en la Subdirección de Ordenamiento Urbanístico (Departamento Administrativo de Planeación Municipal – CAM, Torre Alcaldía piso 11), que la actividad económica a desarrollar se pueda ejecutar en la dirección donde se ubicará el domicilio principal y/o en la dirección del establecimiento de comercio (uso de suelos).

TRÁMITES PARA LA FORMALIZACIÓN
 
1. Diligencie el Formulario de Registro Único Empresarial (Matrícula Mercantil o Renovación Personas Naturales o Jurídicas y Sucursales de Sociedad Extranjera y Establecimientos de Comercio, Sucursales y Agencias), los puede adquirir en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Cali. 
 
2. Diligencie el Formulario Adicional de Registro con Otras Entidades CAE.
 
3. Diligencie el Formulario de Registro Único Tributario de la DIAN a través de la página internet www.dian.gov.co, seleccionando la opción “Inscripción RUT”, y en Tipo de Inscripción elija “Cámara de Comercio”, pulse el botón continuar. Imprima el formulario diligenciado con presentación personal del representante legal o quien haga sus veces, ante el funcionario autorizado de cámara o reconocimiento de firma y contenido ante notario o juez. Cuando el trámite del RUT lo realice un tercero a través de poder, el formulario Pre-Rut debe ser firmado por el apoderado y se debe adjuntar el poder con reconocimiento del otorgante.
 
4. Elaborar documento de constitución: Escritura pública o documento privado.
 
5. Elaborar cartas de aceptación de cargo, Se adjuntan solamente cuando las personas designadas no manifiesta su aceptación en el documento a través del cual fueron nombrados, en todo caso adjuntar copia legible del documento de identidad.
 
DOCUMENTOS A PRESENTAR PARA LA MATRÍCULA MERCANTIL
 
1. Documento de constitución: Escritura pública o documento privado.
 
2. Cartas de aceptación de cargo y copias de documentos de identidad de los nombrados.
 
3. Formulario de Registro Único Empresarial y Social (Matrícula Mercantil o Renovación Personas Naturales o Jurídicas y Sucursales de Sociedad Extranjera y Establecimientos de Comercio, Sucursales y Agencias, si es del caso), diligenciado.
 
4. Formulario Adicional de Registro con Otras Entidades CAE, diligenciado.
 
5. Para la inscripción provisional en el RUT, presentar:
 
• Formulario de Registro Único Tributario de la DIAN con la marca de agua “Para Tramite en Cámara”, diligenciado, 
• Fotocopia del documento de identidad del representante legal ó su apoderado y exhibición del documento de identidad original.
• Fotocopia de un recibo de servicio público domiciliario (agua, luz, teléfono, gas y los demás cuya prestación se encuentre sujeta a vigilancia por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios) con exhibición del original o del Boletín de Nomenclatura Catastral correspondiente al año de la inscripción, última declaración del impuesto predial o recibo del impuesto predial pagado. No es necesario que en los recibos mencionados figure el nombre de quien solicita la inscripción.  En lugares donde no exista nomenclatura, se puede presentar certificación de la autoridad municipal correspondiente, en la cual conste esta situación, con fecha de expedición no mayor a dos (2) meses.
 
AL MOMENTO DE PRESENTAR LOS DOCUMENTOS VERIFIQUE QUE:
 
• Haya diligenciado todas las casillas de los formularios.
• Los formularios no presenten tachones o enmendaduras.
• Que se encuentren debidamente firmados.
• El número de teléfono informado en el formulario del RUT (Pre-Rut) coincida con el indicado en el formulario de matrícula o renovación de personas naturales o jurídicas.
• La dirección que se reporte en el formulario del Pre-Rut y en el formulario de matrícula mercantil debe coincidir con el indicado en el recibo de servicios públicos presentado.
 

FORMALIZACIÓN DEL RUT

De conformidad con la Resolución 012383 de 29 de noviembre de 2011, una vez surtido el trámite de inscripción en el registro mercantil, para la formalización de la inscripción en el RUT, el representante legal o quien haga sus veces debe presentar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales:

1. Formulario 1648 “Información Número Identificación Tributaria”.

2. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio.

3. Constancia de la titularidad de la cuenta corriente o de ahorros activa con fecha de expedición no mayor a un mes (1) en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o último extracto de la misma.

Para obtener la constancia de la titularidad de la cuenta corriente o de ahorros el interesado deberá aportar ante la entidad correspondiente copia del Formulario 1648 y original del certificado de existencia y representación legal para persona jurídica.

OBLIGACIONES
 
1. De acuerdo con el artículo 19 del código de comercio
 
• Matrícularse en el registro mercantil que llevan las cámaras de comercio. 
• Inscribir en el registro mercantil todos los actos y documentos que la ley exija, por ejemplo modificación de actividad, de nombre y dirección entre otros. 
• Llevar la contabilidad regular de sus negocios, de acuerdo con las normas legales.
• Conservar la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades, de acuerdo a lo que establece la ley. 
• Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
 
2. De acuerdo con el artículo 33 del código de comercio la matrícula mercantil debe renovarse anualmente entre los meses de Enero y Marzo.
 
3. Matricular todos los establecimientos de comercio.
 
4. Debe dar cumplimiento a los requisitos establecidos en la Ley 232 de 1995, Ley 962 de 2005 artículo 27 y el Decreto Reglamentario 1879 de 2008.  
 
5. Posterior a la constitución, debe solicitar el registro de los libros de socios o accionistas y el libro de actas de Asamblea o Junta de Socios. No se registran los libros de contabilidad y ni el libro de actas de junta directiva. 
 
6. Una vez matriculado en el registro mercantil, deberá dirigirse a la DIAN para obtener la resolución de facturación, si pertenece al régimen común. 
 
7. Debe dar cumplimiento a los requisitos establecidos en la Ley 232 de 1995, Ley 962 de 2005 artículo 27 y el Decreto Reglamentario 1879 de 2008.  
  

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NOTA
Por regla general, las inscripciones de los actos y contratos, así como la matrícula y las modificaciones generan unos derechos a favor de la Cámara de Comercio, así como un impuesto de registro, cuyo valor puede ser liquidado con anterioridad en la línea de atención 8861329.