Matrícula Agencias y Sucursales en sociedades colombianas

¿QUÉ ES UNA AGENCIA?

Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarla (Artículo 264 del Código de Comercio).

¿QUÉ ES UNA SUCURSAL?

Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad (Artículo 263 del Código de Comercio)

INSCRIPCIÓN Y MATRÍCULA MERCANTIL

La solicitud de registro y matrícula mercantil debe formularse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la agencia o sucursal va a desarrollar su actividad, dentro del mes siguiente a su apertura.

CONSULTAS PREVIAS A LA MATRÍCULA MERCANTIL

  • Confirme en la Secretaria de Planeación Municipal – CAM, Torre Alcaldía piso 11, que la actividad económica a desarrollar pueda ser ejecutada en la dirección donde se ubicará la sucursal o agencia (uso de suelos), si es del caso.
  •  Verifique que el nombre de la agencia o sucursal no figure registrado en ninguna Cámara de Comercio del país (Homonimia). La consulta la puede realizar en las terminales de autoconsulta dispuestas en los Centros de Atención Empresarial – CAE de la Cámara de Comercio o a través de la dirección de internet del Registro Único Empresarial y Social RUES www.rues.org.co.
  • Establezca la Clasificación Industrial Internacional Uniforme CIIU correspondiente a la actividad económica que va a desarrollar. La consulta la puede realizar en las terminales de autoconsulta dispuestas en los Centros de Atención Empresarial – CAE de la Cámara de Comercio o a través de http://www.ccc.org.co/registraya/cae/consultas.html

TRÁMITES PARA LA FORMALIZACIÓN

  • Diligencie de manera correcta y completa el Formulario del Registro Único Empresarial y Social RUES, puede ser adquirido en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Cali.
  • Diligencie el Formulario Adicional de Registro con Otras Entidades CAE. Con la información registrada en éste documento la Cámara de Comercio de Cali notifica la matrícula de los establecimientos de comercio a  las Secretarias de Planeación Municipal, Hacienda Municipal, Gobierno Municipal.

DOCUMENTOS A PRESENTAR PARA LA MATRÍCULA MERCANTIL

  • Formulario del Registro Único Empresarial y Social RUES para el Establecimiento de Comercio.
  • Formulario Adicional de Registro con Otras Entidades CAE, diligenciado y firmado por el representante legal.
  • Copia de la escritura pública, acta o documento privado donde se adoptó la decisión de la apertura de la agencia o sucursal y el nombramiento del representante legal administrador según sea el caso, indicándose el número de identificación de la persona designada y carta de aceptación ha dicho cargo. Si se remite acta del máximo órgano social competente (Junta de Socios, Asamblea de Accionistas o Junta Directiva) para la apertura de la agencia o sucursal, esta deberá reunir el lleno de requisitos formales que la ley establece (Artículo 189 Código de Comercio). Se debe tener en cuenta que el acta original deberá reposar en el libro de actas de la sociedad. Por disposición del inciso segundo del artículo 42 de la ley 1429 de 2010, las actas de órganos sociales y de administración de las sociedades, así como sus extractos y copias autorizadas por el secretario o por el representante de la respectiva persona jurídica, se presumen auténticas, por lo cual no se requiere presentación personal de las mismas.
  • Si se realiza nombramiento de representante legal de la sucursal y sus facultades no se encuentran estipuladas en los estatutos, se deberá manifestar en el documento por medio del cual se realiza el nombramiento sus facultades de manera expresa.  Si no se estipulan dichas facultades, se  entenderá que el administrador de la sucursal tendrá las mismas atribuciones de los administradores de la principal.
Si la sucursal se pretende inscribir en una jurisdicción diferente al domicilio de la sociedad propietaria, la cámara de comercio del domicilio de la sucursal deberá solicitar a la cámara de comercio del domicilio de la sociedad propietaria los siguientes documentos:
  • Copia del documento de constitución (escritura o documento privado) de la sociedad propietaria.
  • Copia de todos los documentos donde consten reformas estatutarias de la sociedad propietaria.
  • Constancia del pago del impuesto de registro de los documentos.
  • Certificado de existencia y representación legal de la casa principal o sociedad propietaria.
AL MOMENTO DE PRESENTAR LOS DOCUMENTOS VERIFIQUE QUE:
  • Haya diligenciado todas las casillas de los formularios.
  • Los formularios no presenten tachones o enmendaduras.
  • Que se encuentren debidamente firmados por el representante legal de la persona jurídica.
RECUERDE QUE:
  • De acuerdo con el artículo 33 del Código de Comercio la matrícula mercantil debe renovarse entre los primeros tres meses del año, indiferente a la fecha en la cual se realizó la matrícula mercantil.
  • Debe dar cumplimiento a los requisitos establecidos para la apertura y operación de los establecimientos de comercio, contemplados en la normatividad legal vigente.
  • Para el caso de las sucursales, se deberán registrar en las Cámara de Comercio correspondientes a los lugares en donde la sociedad establezca sus sucursales, todas las reformas del contrato social (Artículo 160 del Código de Comercio).

TARIFA DE LA INSCRIPCIÓN Y MATRÍCULA

Para proceder a realizar la inscripción de la agencia o sucursal, se deberá cancelar los derechos que la inscripción origina (Artículo 45 del C. Co) por concepto de la apertura, nombramiento del administrador y adicionalmente para el caso de las sucursales, los derechos por la inscripción del documento de constitución de la sociedad y sus respectivas reformas. Adicionalmente se deberán realizar el pago por concepto de matrícula mercantil de la agencia y sucursal (Decreto 1074 de 2015).

MODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Cualquier modificación como: cambio de nombre, dirección, teléfono, actividad económica, etc., debe comunicarse por escrito a la Cámara de Comercio, por intermedio del comerciante o apoderado.

CIERRE Y CANCELACIÓN DE MATRÍCULA DE LA AGENCIA O SUCURSAL

Se podrá decretar el cierre y cancelación de la matrícula mercantil de la agencia o sucursal por medio de los siguientes documentos:

Cuando por acta del órgano social competente (Junta de Socios, Asamblea de Accionistas o Junta Directiva), con el lleno de requisitos formales que la ley establece (Artículo 189 Código de Comercio) se adopta la decisión del cierre de la agencia o sucursal.

Cuando la decisión de cierre de la agencia o sucursal proviene de documento privado suscrito por persona autorizada para ello (Representante legal, etc.), se debe remitir el respectivo escrito ante funcionario autorizado de la Cámara de Comercio y cancelar los derechos que la inscripción origina (Artículo 45 del C. Co).

Se debe tener en cuenta que para cancelar la matrícula debe haber cancelado los derechos correspondientes a los años no renovados.