Lo que debes saber sobre las reuniones No presenciales.

29 Jul 2021

En la actualidad se ha hecho más recurrente la práctica de llevar a cabo reuniones virtuales, esto es, las no presenciales o mixtas cuando algunos de sus miembros participan físicamente y que se realizan a través de plataformas tecnológicas como Teams, Zoom, Webex, Meets, etc, esto con el fin de evitar aglomeraciones y mitigar los contagios por cuenta del Covid-19.

Sin embargo, con el fin de dar cumplimiento a las actividades legales como asambleas generales y juntas de socios, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo emitió el Decreto 398 de 2020, el cual reglamenta algunas disposiciones frente a las reuniones no presenciales que se deben tener presente para su debida ejecución.

De acuerdo con el Decreto, para efectos de las reuniones no presenciales del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, cuando se hace referencia a “todos los socios o miembros”, debe entenderse que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.

Asimismo, para las reuniones no presenciales se deberán tener en cuenta las mismas disposiciones legales y estatutarias aplicables a las de la reuniones presenciales sobre convocatoria, quórum y mayorías. Esta modalidad no presencial aplica para las reuniones ordinarias, extraordinarias y de segunda convocatoria con algunas aclaraciones (ver Decreto al final).

Para cuestiones de veracidad, el representante legal será el encargado de realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sea en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Asimismo es el representante legal, quien deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario para deliberar durante toda la reunión y este aspecto será de control de la Cámara de Comercio.

En cuanto a las actas correspondientes a las reuniones no presenciales, estas deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días hábiles siguientes a aquella en que se celebró la reunión. Las actas de las reuniones no presenciales o mixtas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros del órgano social correspondiente.

Estas disposiciones establecidas por el Decreto 398 de 2020, las podrás consultar descargando el documento, así como los tips para que tengas presente su aplicación.

Descarga Decreto 398 de 2020

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