Trámites

Matrícula

Se matriculan en el Registro Mercantil, los comerciantes (personas naturales o personas jurídicas), así como los establecimientos de comercio, agencias y sucursales.

Es posible la inscripción de los menores adultos entre los 12 a 17 años sin importar su género, siempre y cuando se aporte la respectiva autorización de sus padres para ejercer el comercio, la cual requiere igualmente de inscripción ante la Cámara de Comercio.

Las personas que a la fecha de solicitud de la matrícula, presenten una multa en virtud del artículo 183 de la Ley 1801 de 2016 para la cual hayan transcurrido seis meses desde la fecha de imposición de la misma, no podrán matricularse en el Registro Mercantil.

Tampoco procede la matrícula de las personas naturales que ejerzan actividades exclusivamente no mercantiles.

La Ley 1780 del 2 de mayo de 2016, promueve e incentiva el empleo y el emprendimiento juvenil para los jóvenes entre 18 y 35 años de edad a través de la creación de nuevas empresas jóvenes.

Se entiende por pequeña empresa joven, de acuerdo con la Ley 1780, la conformada por personas naturales o jurídicas que cumplan con las condiciones definidas en el numeral primero del artículo 2 de la Ley 1429 de 2010. Tienen derecho a acogerse a los beneficios establecidos en la ley, las personas naturales que tengan hasta 35 años. En el caso de las personas jurídicas, deben tener participación de uno o varios jóvenes menores de 35 años, que represente como mínimo la mitad más uno de las cuotas, acciones o participaciones en que se divide el capital.

El beneficio frente al Registro Mercantil, consiste en la exención del pago de la matrícula mercantil del comerciante y del primer año de la renovación siguiente a tal matrícula.

Para obtener el beneficio de exención del pago de la renovación en el primer año, el empresario debe conservar las condiciones de pequeña empresa joven además de presentar la renovación dentro de los tres primeros meses del año y declarar que ha cumplido con las obligaciones tributarias y que ha realizado las contribuciones de nómina, así como el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

Requisitos para acceder y conservar los beneficios en la matrícula/renovación:

  • Empresas con personal no superior a 50 trabajadores (de 0 a 50).
  • Activos totales no superiores a 5.000 SMMLV.
  • Personas naturales entre 18 y 35 años.
  • Personas jurídicas con participación de una o varias personas que tengan entre 18 y 35 años, que representen la mitad más uno de las cuotas, acciones o participaciones en que se divide el capital.

Para la verificación del cumplimiento de los requisitos en la matrícula deben aportar:

Matrícula persona natural

  • Copia del documento de identidad para verificar la edad.
  • Declaración de la relación de trabajadores vinculados directamente (nombre, documento de identidad), si los tuviere.

Matrícula persona jurídica

  • Copias de los documentos de identidad de los socios o accionistas.
  • Declaración del representante legal en el que conste la titularidad de la mitad más uno de las cuotas, acciones o participaciones en que se divide el capital.
  • Declaración de la relación de trabajadores vinculados directamente (nombre y documento de identidad), si los tuviere.

Requisitos para la conservación del beneficio en la renovación:

  • Tienen este derecho las personas naturales que tengan entre 18 y 35 años.
  • Si se trata de personas jurídicas, al momento de la renovación se debe conservar la participación de uno o varios socios o accionistas que tengan entre 18 y 35 años, con una participación de mínimo la mitad más uno de las cuotas, acciones o participaciones en que se divide el capital.
  • La persona natural o jurídica, directamente o por intermedio de su representante legal, deberá declarar en el formulario RUES, bajo la gravedad de juramento, si cumple o no con los requisitos establecidos en el numeral 2.2.2.41.5.2 del Decreto 639 de 2017
  • Proceder a la renovación de la matrícula mercantil oportunamente.

Adicionalmente deberá presentar los siguientes documentos:

  • Relación de trabajadores vinculados directamente con la empresa, si los tuviere, indicando el nombre e identificación de éstos.
  • Una declaración (persona natural matriculada o del representante legal si se trata de persona jurídica) de que la empresa ha realizado los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y demás aportes de nómina, en caso de estar obligado a ello, y que ha cumplido oportunamente sus obligaciones en materia tributaria.
  • Copia de los estados financieros debidamente firmados por el contador o el revisor fiscal con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
  • En el caso de las personas jurídicas, certificación o constancia expedida por el representante legal y/o revisor fiscal, donde se acredite que el socio (s) entre 18 y 35 años, representa (n) como mínimo la mitad más uno de las cuotas, acciones o participaciones de su capital.
  • Fotocopia del documento de identificación de los socios o accionistas, si son diferentes a los reportados en el documento de la constitución de la sociedad.

Establecimientos de comercio: son un conjunto de bienes organizados por el empresario en un sitio determinado para el desarrollo de sus actividades económicas.

Agencias: son establecimientos de comercio de una sociedad cuyos administradores carecen de poder para representarla.

Sucursales: Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad.

Para matricular un establecimiento de comercio, agencia o sucursal, se requiere el diligenciamiento del Anexo 1 del Formulario del Registro Único Empresarial y Social RUES.

De manera adicional, según aplique:

  • Constancia de aceptación de la persona nombrada como administrador y solo cuando no haya constancia de aceptación en el documento de nombramiento.
  • Constancia del número y fecha de expedición del documento de identificación del administrador.
  • Copia simple del acta del órgano competente que autoriza la apertura de la agencia.
  • Copia simple del acta del órgano competente que autoriza la apertura de la sucursal, copia del documento de constitución y reformas, copias del documento que declara situaciones de control y/o grupos empresariales.

Para solicitar la matrícula se debe diligenciar el formulario RUES y el anexo respectivo, en caso de aplicar.

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