Libros de comercio

Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artículo 49 Código de Comercio).
El tema de los libros y papeles del comerciante está regulado por el Código de Comercio en los artículos 48 a 74, Decreto 2649/93 artículos 56, 123 a 131 y en el Estatuto Tributario artículos 654 y 655.

Algunos libros que se registran en la Cámara de Comercio, son:

  • De contabilidad: diario y mayor y balances.
  • De actas de Asamblea de Accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas (Artículos 189, 195 y 431 del Código de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de 1993).
  • De registro de acciones en sociedades por acciones (Artículos 195 y 406 Código de Comercio).
  • De registro de socios en sociedades limitadas y asimiladas (Artículo 361 Código de Comercio).

Por disposición del Decreto 1878 de 2008 las empresas comerciales que se clasifiquen como mediana, pequeña o microempresa de acuerdo con los requisitos establecidos en el artículo 2° de la ley 905 de 2004, así como las entidades de naturaleza no comercial que estén obligadas u opten por llevar contabilidad, deberán registrar los libros necesarios para:

  • Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, y sus saldos (libro diario).
  • Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos (libro de accionistas ó libro de socios).
  • Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control (libro de actas).

 

Requisitos para su registro

Para registrar un libro por primera vez:

  • Solicitud presentada por el representante legal cuando se trate de personas jurídicas o por la persona natural cuando el comerciante propietario del establecimiento de comercio así lo sea, en la cual se indique: El nombre del empresario, el destino del libro, indicación de que su registro es por primera vez, indicación del número de hojas útiles a registrar (folio inicial y folio final). La solicitud debe estar autenticada ante notario con reconocimiento de firma y contenido o se puede presentar personalmente ante el funcionario correspondiente de la Cámara de Comercio.
  • Presentación del libro si este se lleva en forma manual para su rúbrica; o de las formas continuas cuando el sistema contable sea sistematizado. En las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
  • Cancelar en caja los derechos de inscripción correspondientes.

Para registrar nuevos libros por haberse agotado los anteriores se requiere:

  • Solicitud presentada por el representante legal cuando se trate de personas jurídicas o por la persona natural cuando el comerciante propietario del establecimiento de comercio así lo sea, en la cual se indique: El nombre del empresario, el destino del libro, Indicación del número de hojas útiles a registrar (folio inicial y folio final). La solicitud debe estar autenticada ante notario con reconocimiento de firma y contenido o se puede presentar personalmente ante el funcionario correspondiente de la Cámara de Comercio.
  • Acreditar que al libro anterior le faltan pocas hojas por utilizar, o que el libro debe ser sustituido por causas ajenas al propietario, como el caso de pérdida, extravío, destrucción, etc. Uno u otro caso puede probarse presentando el libro o una certificación del revisor fiscal o contador público donde así lo exprese, con firma autenticada ante notario con reconocimiento de firma y contenido o hacer la presentación personal ante el funcionario competente de la Cámara de Comercio. En el caso de pérdida, extravío, destrucción, etc. debe además presentarse copia auténtica del denuncio correspondiente.
  • Presentación del libro si este se lleva en forma manual para su rúbrica; o de las formas continuas cuando el sistema contable sea sistematizado. En las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
  • Cancelar en caja los derechos de inscripción correspondientes.

Importante:

Los libros sólo pueden registrarse en blanco y previamente numerados.

Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción del anterior, debe aportarse copia auténtica de la respectiva denuncia.

 

 

 

 

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