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Descubre cómo el SIPREF revoluciona la gestión de la seguridad social para empresas en Colombia.
¿Qué es el Sistema Preventivo de Fraudes – SIPREF?
Es un sistema creado para prevenir y evitar que terceros al ajenos al titular del registro, modifiquen la información que reposa en ellos, con la intención de defraudar a la comunidad.
¿Quiénes se benefician con este sistema?
Empresarios, personas naturales o jurídicas y demás entidades matriculadas o inscritas en los registros públicos que manejan las cámaras de comercio.
¿Qué mecanismos y controles incluye el SIPREF?
Las Cámaras de Comercio harán una verificación formal de la identidad de las personas que presenten o reingresen peticiones registrales e implementarán un sistema de alertas que permitirá a los titulares de la información registral, adoptar medidas tempranas que eviten o detengan posibles conductas fraudulentas.
Con el fin de garantizar la seguridad de la operación registral en tema de nombramientos, la Cámara de Comercio de Cali contacta además al titular del registro para informarle sobre el trámite radicado.
Los mecanismos y herramientas del SIPREF no generarán costo alguno para los matriculados o inscritos.
¿Qué solicitudes se exceptúan del SIPREF?
Se exceptúan del SIPREF, el Registro Nacional de Turismo, el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo, los libros electrónicos, y las solicitudes y órdenes provenientes de las autoridades judiciales o administrativas como por ejemplo: embargos, inscripciones de la demanda, medidas cautelares, entre otras.
Para efectuar trámites de renovación de matriculados o inscritos “activos”, no se realizará la validación de la identificación del solicitante al momento de la radicación de los formularios, ni tampoco se requerirá dejar evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud. Lo anterior, sin perjuicio de enviar las respectivas alertas.
¿Qué ventajas ofrece el SIPREF?
Además de incrementar la seguridad y confiabilidad en la operación de los registros públicos, tiene las siguientes ventajas:
- Verificar la identidad de las personas que realizan trámites físicos o virtuales.
- Validar la vigencia de la cédula de ciudadanía de las personas nombradas y de los socios constituyentes o los socios que ingresen nuevos a una sociedad de personas (limitada, S. en C.) o empresa unipersonal.
- Prevenir que terceros no autorizados por el titular del registro modifiquen la información que figura en los registros públicos de la Cámara de Comercio de Cali.
- Prevenir fraudes en los registros de los comerciantes o inscritos que no han registrado actos, actualizado datos o no han efectuado su renovación en los últimos tres (3) años.
- Utilizar un sistema de alertas que ponga en conocimiento del empresario, la presentación de un trámite y a su vez la inscripción, requerimiento o devolución del mismo.
- Permitir a los titulares de la información registral adoptar medidas que detengan conductas fraudulentas.
¿En qué casos se procede a verificar el documento de identidad en el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil?
- Constitución de persona jurídica (Sociedad Limitada, S. en C., Empresa Unipersonal).
- Inscripción o ingreso de nuevos socios en sociedades de personas.
- Nombramiento o cambio de representantes legales, integrantes de órganos de administración o de revisores fiscales.
Para tal fin, debe informarse a la Cámara de Comercio, el número del documento de identidad, junto con la fecha de expedición del mismo, sin que se requiera de su presentación física.
Para las personas extranjeras nombradas que cuentan con cédula de extranjería, deberán indicar el número y fecha de expedición para verificar en el sitio web de Migración Colombia. Si no tiene cédula de extranjería, deberá adjuntar copia simple del pasaporte.
¿Por qué debo mantener actualizada la información ante la Cámara de Comercio?
- Para efectos de que la Cámara de Comercio pueda informar al titular del registro acerca de lo que está pasando en ellos, es importante que mantenga actualizados sus datos. También se aconseja que de manera periódica verifique su información, con el fin de constatar que esté correcta y actualizada.
- La Cámara de Comercio enviará una alerta al último correo electrónico, al correo electrónico de notificación y al último número de teléfono celular reportados, cuando se radique una solicitud de renovación, inscripción o modificación de los registros.
- Cuando se trate de la modificación del correo electrónico o el número de teléfono celular del inscrito, la “alerta” se enviará a los datos que reposan en el registro respecto a los dos (2) últimos correos electrónicos reportados, a los dos (2) últimos correos de Notificación Judicial reportados y al último número de teléfono celular reportado.
En caso de detectar una irregularidad en la información, ¿Cuál es el procedimiento?
- La persona que aparece firmando la petición de modificación de información o el acta o documento del cual se solicita su registro, manifiesta no haberlo suscrito. En este evento, si quien aparece firmando manifiesta no haber suscrito el documento, deberá comunicarlo verbalmente o por escrito a la cámara de comercio antes de efectuarse la inscripción y concurrir personalmente dentro del día hábil siguiente, para efectos de poder validar su identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica a través del sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil. En este caso, la entidad cameral se abstendrá de realizar la inscripción o la modificación de información solicitada y comunicará a los usuarios.
- El titular de la información advierte que el acto o documento presentado para inscripción no es de su procedencia por corresponder a un tercero ajeno a la entidad. En este caso, la oposición podrá realizarse verbalmente o por escrito y se deberá adjuntar la respectiva denuncia penal. Cuando no es posible adjuntar la denuncia penal al escrito de oposición, el opositor tendrá el término máximo de dos (2) días hábiles contados a partir del momento que ejerció la oposición, para aportarla. Si el titular de la información no allega la denuncia penal dentro de los dos (2) días hábiles contados a partir del momento en que ejerció la oposición, la cámara de comercio continuará con la actuación e informará al opositor que se venció el término y que por ello continuará con el estudio del documento.
- Si el titular de la información no se opone o no allega la denuncia correspondiente, la Cámara de Comercio deberá continuar la actuación.
El titular del registro podrá presentar oposición a la solicitud de registro, antes de que se efectúe la inscripción y únicamente en los dos siguientes casos:
¿Qué implicaciones legales existen para quienes alteren la información del registro sin justificación?
Quien altere o modifique la información de los registros públicos de manera injustificada puede verse incurso en la comisión de un delito de conformidad con lo establecido en el Código Penal colombiano y demás normas vigentes.
Procedimiento para solicitudes que modifiquen la información de matrículas e inscripciones inactivas:
Para los matriculados o inscritos que no hayan renovado su matrícula o inscripción, o que no hayan registrado actas o documentos durante los tres (3) últimos años y deseen renovar, inscribir o modificar información de sus registros, ésta deberá solicitarse por las siguientes personas:
- La persona natural matriculada.
Personas naturales:
- El representante legal inscrito.
- Alguno de los socios inscritos.
- Alguno de los miembros del órgano colegiado de administración inscritos.
- Revisores fiscales inscritos.
- En el evento en que todas las personas antes mencionadas se encuentren fallecidas, la solicitud la podrá formular el cónyuge supérstite o cualquiera de los herederos de alguno de los socios inscritos, quienes deberán acreditar su calidad con copia simple del registro de matrimonio o del registro civil de nacimiento y del registro civil de defunción de todos los socios y representantes legales.
Sociedades de personas:
- Representante legal inscrito.
- Alguno de los miembros de los órganos de administración inscritos.
- Revisores fiscales inscritos.
- En las sociedades por acciones que no tengan revisor fiscal o el representante legal no se encuentre, la solicitud podrá presentarse por cualquier accionista siempre y cuando acredite por algún medio idóneo tal calidad. Si el único accionista ha fallecido y la persona jurídica no cuenta con órganos colegiados o revisor fiscal y el representante legal no se encuentra o es el mismo accionista, se podrá aplicar el procedimiento dispuesto para las sociedades de personas.
Sociedades por acciones y entidades sin ánimo de lucro:
